Viele Unternehmen nutzen bereits Online-Faxlösungen, um ohne Geräte und Papier zu arbeiten.
Doch wirkliche Effizienz entsteht nicht durch das Portal allein, sondern wenn das Fax direkt dort ausgelöst wird, wo die Arbeit ohnehin passiert:
Im E-Mail-Programm, im HR-System, in der Buchhaltungssoftware oder im CRM.
In diesem Artikel zeigen wir, wie moderne Faxlösungen wie Faxsuite nahtlos in bestehende Tools integriert werden können – und welche technischen Möglichkeiten Unternehmen heute haben, um Faxprozesse vollständig zu digitalisieren und zu automatisieren.
Was bedeutet „Fax online“ im Unternehmenskontext?
Warum Integration der Schlüssel zur Effizienz ist
Problem im Alltag | Ohne Integration | Mit Integration |
|---|---|---|
Medienbrüche | Daten kopieren, Format anpassen | Direktes Senden aus dem Ursprungsprogramm |
Zeitverlust | Mehrere Systeme öffnen, manuell einfügen | 1-Klick-Workflow |
Fehleranfälligkeit | Übertragungsfehler, Dateiformate | Validierter Prozessablauf |
Keine Automatisierung möglich | Alles manuell | Automatischer Versand nach Event-Trigger |
Mail2Fax: Der einfache Weg über E-Mail-Systeme
Fax online heißt:
Faxdokumente werden digital übertragen – ohne Faxgerät, ohne Leitung, ohne Papier.
Doch statt jedes Mal ein separates Fax-Portal aufzurufen, lässt sich der Faxversand direkt in bestehende Anwendungen einbinden.
Typische Formen der Integration:
Form | Beispiel-Anwendung |
|---|---|
Direkter Versand aus dem E-Mail-Client | Outlook, Gmail, Thunderbird, Apple Mail |
E-Mail-Versand aus Business-Software | CRM-, ERP- oder Kanzlei-Software mit integrierter E-Mail-Funktion |
automatisierte E-Mail-Erstellung aus Webanwendungen oder Workflow-Tools | Online-Bestellungen, Kundenportale, Power automate, Skripte |
Was ist das?
Mit Mail2Fax senden Sie ein Fax einfach per E-Mail – ganz ohne Faxgerät.
Dazu schreiben Sie eine E-Mail an eine spezielle Adresse, z. B. [Faxnummer]@fax.faxsuite.de. Der angehängte Anhang (z. B. PDF) wird automatisch in ein Fax umgewandelt und versendet.
Beispiel:
So funktioniert’s (Beispiel: Kündigung aus Outlook senden):
Betreff leer lassen
PDF-Dokument als Anhang einfügen
E-Mail an [Faxnummer]@fax.faxsuite.de senden
Fax wird verschickt – Bestätigung kommt per E-Mail
Kompatibel mit:
Outlook
Microsoft 365
Gmail
Apple Mail
Exchange Server
Ideal für:
Office-Teams, Assistenz & Sekretariate, Kanzleien, Steuerbüros, Lieferdienste, Versicherungen, Handwerksbetriebe, Arztpraxen & medizinische Einrichtungen
Fax-API: Für automatisierte Workflows und skalierbaren Faxversand und Faxempfang
Was ist das?
Die REST-API ermöglicht es, Faxvorgänge direkt aus beliebigen Anwendungen oder Systemen zu starten – voll integriert, ohne manuelle Zwischenschritte.
Mögliche Szenarien:
Automatischer Faxversand bei bestimmten Ereignissen, z. B. Statusänderungen im CRM (Angebot versenden) oder Bestellungen über die Webseite
Rückübermittlung von Fax-Bestätigungen an ERP-Systeme
Automatisierter Massenversand, z. B. Serien-Faxe für Rundschreiben oder Mitteilungen
Technische Highlights:
- RESTful-API gemäß OpenAPI (sehr strukturierte, einheitliche Dokumentation im Redoc- und Swagger‑UI-Format)
- Umfangreiche Sandbox-Umgebung zur risikofreien Integration mit realitätsnaher Simulation (inkl. Fehlerfälle und Steuerungsfunktionen)
- Benachrichtigungsoptionen & Polling: flexibel per E‑Mail, SMS (Beta) oder URL‑Callback; als push‑ oder pull‑Variante nutzbar
- Priorisierung & Speedfax-Funktion: besonders zeitkritische Faxaufträge werden zügig umgesetzt (Zustellung oder Abbruch innerhalb ca. 8 Minuten)
- Hohe Verfügbarkeit & Sicherheit: redundante Rechenzentren in Deutschland, DSGVO-konform
- Fax-Routing: flexibler Providerwechsel bei Zustellproblemen
Kompatibel mit:
- CRM-Systeme
- ERP- & Warenwirtschaftssysteme
- Buchhaltungs- & Steuerlösungen
- HR- & Bewerbermanagementsysteme
- Ticket- & Support-Systeme
- Individuelle Web- und Cloudanwendungen
Ideal für:
IT-Teams, Softwareentwickler, Systemhäuser und Integratoren, Unternehmen mit hohem Faxaufkommen, Kanzleien, Steuerbüros, Versicherungen, Behörden oder medizinische Einrichtungen
Automatisierung mit Drittplattformen
Anwendungsbeispiele:
Trigger (Ereignis) | Aktion (Faxversand) |
|---|---|
Bestellbestätigung aus einem Onlineshop | Übermittlung per Fax an Lieferanten |
Rezeptbestellung aus CRM | Fax an die zuständige Apotheke oder Arztpraxis |
Neue Datei in einem Cloud- oder Dateisystem | Fax an eine festgelegte Nummer |
Vorteile:
Nahtlose Integration
Lässt sich unkompliziert in bestehende Systeme, Anwendungen und Workflows einbinden – ohne Medienbrüche.
Zeit- und Kostenersparnis
Automatisierter Faxversand reduziert manuelle Arbeitsschritte und minimiert Fehlerquellen.
Breite Einsatzmöglichkeiten
Von Cloud-Dateisystemen über CRM-Lösungen bis zu E-Commerce-Plattformen – flexibel für viele Branchen nutzbar.
Sicherheit & Protokollierung bei Integrationen
Faxsuite unterstützt Unternehmen mit folgenden Funktionen, um rechtliche und sicherheitstechnische Anforderungen auch bei API- und Mail2Fax-Nutzung zu erfüllen:
Sicherheitsmerkmal | Beschreibung |
|---|---|
AV-Vertrag | Für alle Schnittstellen-Nutzer verpflichtend |
Serverstandort Deutschland | Kein Risiko durch Drittstaatenverarbeitung |
Authentifizierung | API-Key, Token-System, IP-Whitelist, Authentifizierung durch Absender-E-Mail oder Domain |
Protokollierung | Jede Faxaktion wird mit Zeitstempel dokumentiert |
Benutzerrollen | Steuerung, wer was versenden darf |
Was bringt Integration konkret im Arbeitsalltag?
Fazit: Fax online zu nutzen ist sinnvoll – integriert wird es unschlagbar
Bereich | Integrierter Workflow | Vorteil |
|---|---|---|
Kanzlei | Fristschreiben direkt aus der Fallakte faxen | Zeitersparnis, Sicherheit, Nachweis |
Lieferdienste/Gastronomie | Online Bestellungen landen automatisch per Fax in der Küche | Kein Medienbruch, sofortige Bearbeitung möglich |
Versicherung | Schadensmeldungen automatisch aus dem CRM per Fax an Gutachter senden | Schneller Bearbeitungsstart, vollständige Dokumentation |
Assistenz / Office | Korrespondenz direkt aus Outlook faxen | Intuitiv ohne Systemwechsel |
Digitales Faxen spart Papier und Zeit – aber erst mit einer intelligenten Integration wird es zu einem echten Effizienz-Booster im Unternehmen.
Ob einfache E-Mail-Lösung, vollautomatische API oder smarte Workflows über Automatisierungsplattformen:
Faxsuite bietet flexible Schnittstellen für jede Unternehmensgröße und jede Branche an.
Sie haben Fragen? Rufen Sie uns an unter 05251 – 6824115 oder schreiben Sie eine E-Mail an vertrieb@faxsuite.de – wir helfen gerne weiter.
