Ein Fax zu senden, klingt für viele nach altmodischer Technik, Tonerproblemen und Warteschlangen am Drucker. Doch mit modernen Lösungen lässt sich ein Fax direkt aus dem E-Mail-Postfach versenden – schnell, sicher und vollständig digital.
Das Prinzip heißt Mail2Fax.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie genau Fax per Mail funktioniert, welche Voraussetzungen nötig sind, wie FaxSuite diesen Prozess vereinfacht und wie sich das Ganze konkret in Ihrem Arbeitsalltag abbilden lässt.
Faxen per E-Mail – einfacher als gedacht
Fax per Mail bedeutet, dass Sie eine E-Mail schreiben – z. B. in Outlook, Gmail oder Apple Mail – und an eine spezielle Adresse schicken. Der E-Mail-Anhang wird automatisch in ein Fax umgewandelt und an die eingegebene Faxnummer gesendet.
Beispiel:
E-Mail an: 4989123456@faxsuite.de
Betreff & Text optional
PDF oder Word-Dokument anhängen
Senden – das Fax wird automatisch übertragen
Der Empfänger erhält das Fax ganz klassisch auf seinem Gerät – Sie arbeiten dabei vollständig digital.
Welche Voraussetzungen braucht man?
Voraussetzung | Erklärung |
|---|---|
E-Mail-Konto | Outlook, Gmail, Apple Mail, Exchange etc. |
Zugang zu einem Mail2Fax-Dienst | z. B. FaxSuite mit aktivierter Mail2Fax-Funktion |
Formatierte Zieladresse | Faxnummer + Domain (z. B. faxnummer@faxsuite.de) |
Dokument im Anhang | PDF, Word, JPG, TIFF, XLS – FaxSuite konvertiert automatisch |
Keine Faxgeräte, keine Leitung, keine zusätzliche Software nötig.
Schritt-für-Schritt-Anleitung mit FaxSuite
1. E-Mail verfassen
Öffnen Sie Ihr E-Mail-Programm.
Geben Sie die Faxnummer des Empfängers als Adresse ein – z. B.:
4989123456@faxsuite.de
(je nach Format auch mit Ländervorwahl oder Bindestrichen)
2. Datei anhängen
Legen Sie Ihr Dokument bei – am besten als PDF oder Word-Datei.
Mehrseitige Dokumente werden vollständig übertragen.
Anhänge mit Bildformaten werden automatisch skaliert.
3. Senden
Ein Klick auf „Senden“ genügt – FaxSuite wandelt die Datei in ein Fax um, überträgt sie sicher und dokumentiert den Vorgang.
4. Zustellbericht erhalten
Sie erhalten eine automatische Rückmeldung per E-Mail:
Versandstatus
Zeitstempel
Fax-ID
So haben Sie jederzeit Nachweise für Rückfragen, Fristen oder rechtliche Absicherung.
Typische Einsatzbereiche für den Versand per Mail
Abteilung | Anwendungsfall | Vorteil |
|---|---|---|
Personalwesen | Kündigungen, Bescheinigungen | DSGVO-konform, fristgerecht |
Buchhaltung | Mahnungen, Rechnungen | Nachweis, revisionssicher |
Kanzleien | Schriftsätze, Fristsachen | Zeitkritisch, rechtlich belastbar |
Verwaltung | Anträge, Ausschreibungen, Genehmigungen | Formgebunden, faxpflichtig |
Assistenz | Korrespondenz, Formulare, Angebote | Entlastung im Tagesgeschäft |
Technische Vorteile von Mail2Fax mit FaxSuite
Feature | Beschreibung |
|---|---|
Vollständige Protokollierung | Alle gesendeten Faxe werden dokumentiert |
Benutzerverwaltung | Wer darf faxen? Rollen & Rechte steuerbar |
Verschlüsselung & AV-Vertrag | DSGVO-konform, Hosting in Deutschland |
Kompatibilität | Funktioniert mit allen gängigen E-Mail-Systemen |
Zeit- & Kostenersparnis | Kein Papier, kein Gerät, kein Medienbruch |
Vergleich: Faxgerät vs. Fax per Mail
Merkmal | Klassisches Faxgerät | Mail2Fax mit FaxSuite |
|---|---|---|
Hardware nötig | Ja | Nein |
Mobil nutzbar | Nein | Ja (Smartphone, Tablet, Remote) |
Zeitaufwand | Hoch (Drucken, Einlegen, Senden) | Gering (1 Klick in E-Mail) |
Versandbestätigung | Manuell prüfen | Automatisch per Mail |
DSGVO-Konformität | Meist unsicher | Vertraglich & technisch erfüllt |
Skalierbarkeit | Sehr begrenzt | Unbegrenzt mit Volumenpaketen |
Best Practices: So integrieren Sie Mail2Fax in den Arbeitsalltag
Standard-Faxnummern hinterlegen
In Adressbüchern, CRM-Tools oder E-Mail-Vorlagen – Faxnummern können als eigene „E-Mail-Adresse“ gespeichert werden.
Vorlagen nutzen
Viele Dokumente lassen sich standardisieren. Mit festen Vorlagen in Word oder PDF sparen Sie Zeit und minimieren Fehler.
Rollen und Verantwortlichkeiten definieren
Bestimmen Sie, wer Faxe verschicken darf – z. B. nur HR-Leitung oder Kanzleiassistenz – und vergeben Sie personalisierte Logins.
Zentrale Protokolle aktivieren
Nutzen Sie das FaxSuite-Portal zur Kontrolle, Auswertung und Archivierung aller Faxe in einem Team oder einer Abteilung.
Fazit: Fax per Mail senden ist der schnellste Weg zum digitalen Fax
Der Faxversand per E-Mail ist eine der einfachsten, zuverlässigsten und rechtssichersten Möglichkeiten, weiterhin mit faxorientierten Partnern oder Behörden zu kommunizieren – ohne Hardware, ohne Störungen, ohne Zeitverlust.
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