Ein Fax zu senden, klingt für viele nach altmodischer Technik, Tonerproblemen und Warteschlangen am Drucker. Doch mit modernen Lösungen lässt sich ein Fax direkt aus dem E-Mail-Postfach versenden – schnell, sicher und vollständig digital.
Das Prinzip heißt Mail2Fax.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie genau Fax per E-Mail funktioniert, welche Voraussetzungen nötig sind, wie Faxsuite diesen Prozess vereinfacht und wie sich das Ganze konkret in Ihrem Arbeitsalltag abbilden lässt.
Faxen per E-Mail – einfacher als gedacht
Fax per Mail bedeutet, dass Sie eine E-Mail schreiben – z. B. in Outlook, Thunderbird, Gmail oder Apple Mail – und an eine spezielle Adresse schicken. Der E-Mail-Anhang wird automatisch in ein Fax umgewandelt und an die eingegebene Faxnummer gesendet.
Beispiel:
E-Mail an: [Faxnummer]@fax.faxsuite.de
Betreff & Text optional
PDF anhängen
Senden – das Fax wird automatisch übertragen
Der Empfänger erhält das Fax ganz klassisch auf seinem Gerät – Sie arbeiten dabei vollständig digital.
Welche Voraussetzungen braucht man?
Voraussetzung | Erklärung |
|---|---|
E-Mail-Konto | Outlook, Thunderbird, Gmail, Apple Mail, Exchange etc. |
Zugang zu einem Mail2Fax-Dienst | z. B. Faxsuite: – Einmal registrieren und ein Mail2Fax-Konto mit Ihrer Absender-E-Mail einrichten. |
Formatierte Zieladresse | Faxnummer + Domain (z. B. faxnummer@fax.faxsuite.de) |
Dokument im Anhang | PDF, JPG, TIFF – Faxsuite konvertiert das Dokument automatisch in ein Fax um. |
Keine Faxgeräte, keine Leitung, keine zusätzliche Software nötig.
Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Faxsuite
Voraussetzung
Sie sind bereits bei Faxsuite registriert.
Falls nicht, können Sie sich schnell und kostenlos über folgenden Link anmelden:
faxsuite.de/testzugang
Nach der Registrierung:
- Öffnen Sie den Menüpunkt „Mail2Fax – Konten verwalten“.
- Legen Sie Ihr Mail2Fax-Konto an.
- Weitere Infos finden Sie auf unserer Hilfeseite.
1. E-Mail verfassen
- Absender: Verwenden Sie die E-Mail-Adresse, die Sie in Ihrem Mail2Fax-Konto hinterlegt haben.
- Empfänger: Geben Sie die Faxnummer + Domain ein.
Beispiel:052516824199@fax.faxsuite.de - Anhang: Hängen Sie Ihr Faxdokument an (z. B. PDF, JPG oder TIFF).
Hinweis: Je nach Einstellung Ihres Faxformats in Ihrem Mail2Fax-Konto wandelt der Faxsuite Mail2Fax-Service beim Eintreffen Ihrer E-Mail entweder
- nur den Textinhalt
- nur die Dateianhänge
- Textinhalt und Dateianhänge
2. Senden
Ein Klick auf „Senden“ genügt.
Faxsuite übernimmt die Umwandlung, überträgt das Fax sicher und dokumentiert den Versand automatisch.
3. Zustellbericht erhalten
Legen Sie in Ihrem Mail2Fax-Konto fest, ob und wie Sie nach Abschluss des Faxauftrages benachrichtigt werden möchten.
- E-Mail ohne Anhang
- E-Mail mit Versandbericht als Anhang
- E-Mail (XML)
- URL-Aufruf
So haben Sie jederzeit Nachweise für Rückfragen, Fristen oder rechtliche Absicherung.
Typische Einsatzbereiche für den Versand per Mail
Abteilung | Anwendungsfall | Vorteil |
|---|---|---|
Kundenservice | Vertragsunterlagen, Bestätigungen | Schnelle Zustellung, nachvollziehbare Kommunikation |
Logistik | Lieferscheine, Transportdokumente | Zeitnahe Übermittlung, Dokumentation des Versands |
Gesundheitswesen | Arztberichte, Laborwerte, Rezepte | Datenschutzkonform, direkte Übermittlung |
Vertrieb | Angebote, Bestellungen, Preislisten | Zeiteinsparung, automatische Ablage |
Technischer Service | Serviceberichte, Rückmeldungen | Mobil nutzbar, direkte Dokumentation beim Kunden |
Technische Vorteile von Mail2Fax mit Faxsuite
Feature | Beschreibung |
|---|---|
Vollständige Protokollierung | Alle gesendeten Faxe werden dokumentiert |
Benutzerverwaltung | Wer darf faxen? Rollen & Rechte steuerbar |
Verschlüsselung & AV-Vertrag | DSGVO-konform, Hosting in Deutschland |
Kompatibilität | Funktioniert mit allen gängigen E-Mail-Systemen |
Zeit- & Kostenersparnis | Kein Papier, kein Gerät, kein Medienbruch |
Vergleich: Faxgerät vs. Fax per E-Mail
Merkmal | Klassisches Faxgerät | Mail2Fax mit Faxsuite |
|---|---|---|
Hardware nötig | Ja | Nein |
Mobil nutzbar | Nein | Ja (Smartphone, Tablet, Remote) |
Zeitaufwand | Hoch – Drucken, Einlegen, manuelles Senden | Gering – ein Klick direkt aus dem E-Mail-Postfach |
Versandbestätigung | Nur durch manuelle Kontrolle am Gerät | Automatisch per E-Mail mit Protokoll |
DSGVO-Konformität | Meist unsicher | Vertraglich & technisch vollständig erfüllt |
Skalierbarkeit | Stark eingeschränkt | Uneingeschränkt durch flexible Volumen- und Nutzerpakete |
Best Practices: So integrieren Sie Mail2Fax in den Arbeitsalltag
Standard-Faxnummern hinterlegen
In Adressbüchern, CRM-Tools oder E-Mail-Vorlagen – Faxnummern können als eigene „E-Mail-Adresse“ gespeichert werden.
Vorlagen nutzen
Viele Dokumente lassen sich standardisieren. Mit festen Vorlagen in PDF sparen Sie Zeit und minimieren Fehler.
Rollen und Verantwortlichkeiten definieren
Bestimmen Sie, wer Faxe verschicken darf – z. B. nur HR-Leitung oder Kanzleiassistenz – und vergeben Sie personalisierte Logins.
Zentrale Protokolle aktivieren
Nutzen Sie das Faxsuite-Portal zur Kontrolle, Auswertung und Archivierung aller Faxe in einem Team oder einer Abteilung.
Fazit: Fax per E-Mail - der einfachste Weg zum digitalen Fax
Der Faxversand per E-Mail ist einer der effizientesten und stabilsten Möglichkeiten, weiterhin mit faxorientierten Partnern oder Behörden zu kommunizieren – ohne Hardware, ohne Störungen, ohne Zeitverlust.
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