Trotz Cloud, Messenger und E-Mail bleibt das Fax in vielen Unternehmen ein notwendiges Kommunikationsmittel.
Kanzleien müssen Fristen einhalten, Praxen übermitteln Befunde, Behörden akzeptieren häufig nur das Fax – allerdings ist das klassische Gerät für viele nicht mehr praktikabel.
Die Lösung: Fax senden online – ohne Gerät, ohne Wartung, ohne Standortbindung.
In diesem Artikel erfahren Sie:
Wie Faxversand online funktioniert
Welche Systeme Sie dafür nutzen können
Wo der Unterschied zu klassischen Lösungen liegt
Und wie Sie mit FaxSuite sofort starten
Fax senden – digital, aber bitte ohne Stolperfallen
Online-Faxversand ist die digitale Weiterentwicklung des klassischen Faxgeräts.
Dokumente werden nicht mehr physisch eingelegt und über Telefonleitungen übertragen, sondern per Webportal, E-Mail oder API an eine Faxnummer übermittelt.
Der Empfänger erhält das Fax weiterhin wie gewohnt – auf seinem Gerät oder digitalen Posteingang.
Der Absender arbeitet rein digital.
Varianten, wie Sie online ein Fax senden können
Methode | Anwendung | Vorteile |
|---|---|---|
Webportal | FaxSuite-Login im Browser | Kein Gerät, intuitive Oberfläche |
Mail2Fax | E-Mail an faxnummer@faxsuite.de | Direkt aus Outlook, Gmail etc. |
Fax-API | Integration in CRM/ERP-Systeme | Automatisierter Versand, skalierbar |
Mobile Anwendung | Versand vom Smartphone | Flexibel für unterwegs |
Schritt-für-Schritt: Fax senden online mit FaxSuite
Variante 1: Über das Webportal
Login auf der FaxSuite-Plattform
Faxnummer eingeben
Dokument hochladen (PDF, DOCX, Bilddateien)
„Senden“ klicken
Versandstatus im Dashboard verfolgen
Variante 2: Per E-Mail (Mail2Fax)
Neue E-Mail öffnen
An: faxnummer@faxsuite.de
Dokument als Anhang hinzufügen
E-Mail senden – fertig
In beiden Fällen erhalten Sie automatisch eine Bestätigung per E-Mail, inkl. Zeitstempel und Zustellnachweis.
Vorteile gegenüber dem klassischen Faxgerät
Bereich | Klassisches Faxgerät | Online-Faxlösung mit FaxSuite |
|---|---|---|
Gerätewartung | Drucker, Leitung, Toner | Entfällt komplett |
Ortsabhängigkeit | Nur am Gerät nutzbar | Weltweit per Login oder E-Mail |
Sicherheit | oft unverschlüsselt | DSGVO-konform, Protokollierung |
Protokollierung | manuell | Automatisch mit Fax-ID und Timestamp |
Integration in Systeme | nicht möglich | API-Anbindung für ERP, CRM etc. |
Benutzerverwaltung | nicht vorgesehen | Rollenrechte & Zugriffskontrolle |
Typische Anwendungsbeispiele für den Online-Faxversand
Personalabteilung
Kündigungen, Vertragsunterlagen, Bescheinigungen
Faxversand direkt aus E-Mail oder HR-Tool
Fristsicher mit automatischer Bestätigung
Buchhaltung & Rechnungswesen
Mahnungen, Steuerformulare, Zahlungsnachweise
Online-Versand spart Papier, Toner, Zeit
Serien-Faxe via Upload-Funktion
Kanzleien & Rechtsabteilungen
Schriftsätze, Fristfaxen, Gerichtskorrespondenz
Zustellnachweis per Protokoll – rechtssicher dokumentiert
Assistenz & Office-Management
Anmeldungen, Bestellungen, Formulare
Versand aus Outlook oder Browser – sofort einsatzbereit
Sicherheits- und Datenschutzaspekte
Online-Faxversand mit FaxSuite ist:
Ende-zu-Ende verschlüsselt (TLS)
DSGVO-konform, inkl. AV-Vertrag
Protokolliert mit Fax-ID und Zeitstempel
Gehostet in Deutschland – keine Drittstaatenverarbeitung
Zusätzlich sorgt das Benutzer- und Rechtemanagement dafür, dass nur autorisierte Personen Faxe versenden oder einsehen können.
Einführung in Unternehmen – ohne Schulung, ohne Wartezeit
FaxSuite ist sofort einsatzbereit:
Kein Download, keine Installation
Zugang per Web & E-Mail in wenigen Minuten aktiv
Testzugang mit 10 kostenlosen Faxseiten verfügbar
Kompatibel mit Microsoft 365, Google Workspace, DATEV, Salesforce u.v.m.
Fazit: Fax senden online ist kein Kompromiss – es ist die bessere Lösung
Faxkommunikation bleibt in vielen Branchen notwendig – die Technik dahinter muss es nicht.
Mit Online-Faxlösungen wie FaxSuite werden Faxprozesse:
effizienter
sicherer
nachvollziehbarer
und deutlich kostengünstiger
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