Faxen gilt für viele als Technik von gestern. Doch im Unternehmensalltag ist es in vielen Branchen weiterhin gesetzlich gefordert, dokumentationstechnisch vorteilhaft oder technisch notwendig.
Die gute Nachricht:
Man braucht heute weder Faxgerät noch Leitung, sondern nur einen PC mit Internetzugang – und den richtigen Anbieter.
In diesem Artikel erfahren Sie:
Wie Sie vom PC ein Fax versenden, ohne Hardware
Welche Optionen es gibt (Mail, Webportal, API)
Wie Sie dabei sicher, DSGVO-konform und effizient arbeiten
Welche Vorteile FaxSuite konkret im Tagesgeschäft bietet
Warum Fax vom PC aus versenden?
Vorteil | Bedeutung für den Arbeitsalltag |
|---|---|
Kein Gerät nötig | Keine Wartung, kein Papier, kein Stromverbrauch |
Ortsunabhängig nutzbar | Auch im Homeoffice oder auf Geschäftsreise |
Dokumente direkt digital nutzen | Kein Ausdrucken oder Scannen |
Revisionssicher und nachvollziehbar | Automatische Versandprotokolle mit Zeitstempel |
Nahtlose Integration möglich | Direkt aus Outlook, Browser oder Fachsoftware |
Drei einfache Wege, um mit dem PC ein Fax zu versenden
1. Fax per Webportal
Mit einem modernen Anbieter wie FaxSuite nutzen Sie einfach Ihren Browser:
Ablauf:
Login unter portal.faxsuite.de
Faxnummer eingeben
Datei hochladen (PDF, Word, Bild)
Senden klicken
Protokoll erhalten (automatisch gespeichert)
Vorteil:
Kein E-Mail-Client nötig, ideal für strukturierten Versand und Teamsteuerung
2. Fax per E-Mail (Mail2Fax)
Das Prinzip:
Sie senden eine E-Mail an eine speziell formatierte Adresse – z. B.
faxnummer@faxsuite.de
Die Datei im Anhang wird automatisch als Fax gesendet.
So geht’s in der Praxis:
Öffnen Sie Outlook oder Gmail
An: 4989123456@faxsuite.de
Anhang (z. B. PDF) hinzufügen
Absenden
Bestätigung kommt per E-Mail
Vorteil:
Perfekt für Mitarbeitende, die im gewohnten E-Mail-Workflow bleiben möchten
3. Fax direkt aus Anwendungen (über API oder Plugins)
Beispiel-Szenarien:
DATEV oder ERP-Systeme (z. B. Lexware, SAP) senden automatisch Mahnungen
HR-Systeme senden Kündigungsschreiben automatisiert per Fax
CRM-Systeme (z. B. Salesforce) senden Angebote oder Bestellformulare
Technisch möglich über:
FaxSuite API
Outlook-Plugin
Zapier, Power Automate, Make
Vorteil:
Maximale Zeitersparnis und Fehlervermeidung durch Automatisierung
Fax direkt aus Anwendungen (über API oder Plugins)
Beispiel-Szenarien:
DATEV oder ERP-Systeme (z. B. Lexware, SAP) senden automatisch Mahnungen
HR-Systeme senden Kündigungsschreiben automatisiert per Fax
CRM-Systeme (z. B. Salesforce) senden Angebote oder Bestellformulare
Technisch möglich über:
FaxSuite API
Outlook-Plugin
Zapier, Power Automate, Make
Vorteil:
Maximale Zeitersparnis und Fehlervermeidung durch Automatisierung
Häufige Fragen im Büroalltag – und ihre einfache Lösung
Frage | Antwort mit FaxSuite |
|---|---|
Kann ich auch mehrere Seiten faxen? | Ja, mehrseitige PDFs werden automatisch übernommen |
Brauche ich einen Drucker oder Scanner? | Nein, alles bleibt digital |
Gibt es eine Versandbestätigung? | Ja, per E-Mail und im Portal als Protokoll |
Funktioniert das auch im Homeoffice? | Ja, von jedem internetfähigen Gerät aus |
Sicherheitsfaktor: Wie FaxSuite den Datenschutz umsetzt
Schutzmaßnahme | Umsetzung bei FaxSuite |
|---|---|
Verschlüsselung | TLS-geschützte Übertragung |
Serverstandort | Deutschland – keine Drittstaatenverarbeitung |
AV-Vertrag | DSGVO-konform, standardmäßig inklusive |
Nutzerverwaltung | Rollen, Rechte und Zugangskontrolle |
Protokollierung | Versandhistorie mit Zeitstempel & Fax-ID |
Besonders relevant für:
Kanzleien, medizinische Einrichtungen, Personalabteilungen, Verwaltung
Fazit: Fax versenden mit dem PC ist der schnellste Weg zur modernen Kommunikation
Fax bleibt in vielen Arbeitsbereichen Pflicht – doch das Faxgerät ist längst überflüssig.
Mit modernen Lösungen wie FaxSuite versenden Sie Faxe einfach direkt vom PC:
in weniger als 30 Sekunden
mit vollem Protokoll
völlig ortsunabhängig
revisionssicher und datenschutzkonform
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