Kommt Ihnen das bekannt vor?
Das Faxgerät rauscht oder reagiert nicht
Das Papier liegt nur digital vor
Der Empfänger braucht das Dokument unbedingt heute noch
Und niemand weiß genau, wie das mit dem Fax jetzt noch funktioniert
Fax verschicken ist in vielen Unternehmen nach wie vor Alltag – in Behörden, Kanzleien, im Gesundheitswesen oder der Buchhaltung.
Doch niemand muss dafür noch Hardware entstauben oder Toner bestellen.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie heute schnell, sicher und digital faxen können – ganz ohne Gerät.
Warum überhaupt noch Fax verschicken?
Die Antwort: Es geht nicht um „altmodisch“, sondern um „verbindlich“.
Bereich | Warum Fax hier noch benötigt wird |
|---|---|
Verwaltungen & Behörden | Ausschreibungen, Anträge, Nachweispflichten |
Kanzleien & Recht | Fristsachen, gerichtsfeste Zustellung |
Personalabteilungen | Kündigungen, Bescheinigungen, Rückmeldungen |
Medizin & Labore | Befunde, Einwilligungen, Formulare |
Buchhaltung & Finanzen | Mahnungen, Steuerformulare, Zahlungsnachweise |
Ein Fax bietet, was viele andere Kanäle nicht können:
Es ist revisionssicher, nachverfolgbar und oft rechtlich notwendig.
Wie Sie heute ein Fax verschicken – ohne Gerät, ohne Aufwand
Vergessen Sie das Faxgerät. Heute faxen Sie direkt aus Ihrem PC, Ihrem E-Mail-Programm oder Ihrer Fachsoftware – in wenigen Sekunden.
1. Fax per Webportal verschicken (per Faxsuite)
Wenn Sie regelmäßig Informationen, Angebote oder Mitteilungen an eine große Zahl von Empfängern senden möchten, ist das Faxmailing die ideale Lösung für den effizienten Massenversand – schnell, direkt und ohne Streuverlust.
So einfach funktioniert es:
- Anmeldung im Faxsuite-Portal
- Hochladen des Faxdokuments (z. B. im PDF-Format)
- Empfängerliste hinzufügen – per Excel-/CSV-Datei, Copy & Paste oder über eine gespeicherte Verteilerliste
- Mit einem Klick auf „Freigeben“ den Versand starten
- Versandbericht und Protokoll zur Dokumentation herunterladen
Ihr Vorteil:
Versenden Sie ein Faxdokument in wenigen Minuten an zahlreiche Empfänger – schnell, effizient und zentral gesteuert.
Besonders geeignet für:
Verwaltungen, mittelständische Unternehmen, Großhändler und andere Organisationen mit regelmäßigem Informationsbedarf an viele Adressaten.
2. Fax per E-Mail senden (Mail2Fax)
Wenn Sie lieber mit Ihrem gewohnten E-Mail-Programm arbeiten, ist Mail2Fax die optimale Lösung für den Faxversand – ganz ohne zusätzliche Software oder Systemanbindung.Das geht einfacher als gedacht:
- Einmalig ein Mail2Fax-Konto einrichten
- Neue E-Mail verfassen
- Als Empfängeradresse [Faxnummer]@fax.faxsuite.de angeben (z. B. 052516824199@fax.faxsuite.de)
- Dokument als Anhang hinzufügen (z. B. Vertrag.pdf)
- E-Mail senden – das Fax wird automatisch übertragen und im Anschluss erhalten Sie ein Zustellprotokoll per E-Mail
Ihr Vorteil:
Sie faxen bequem über Ihre gewohnte E-Mail-Oberfläche (z. B. Outlook, Gmail, Thunderbird) – ohne Zusatzsoftware oder Geräte.
Ideal für:
Handwerksfirmen, Außendienstmitarbeiter, Sachbearbeiter oder Teams, die Faxe flexibel und ortsunabhängig versenden möchten – schnell, unkompliziert und direkt aus dem E-Mail-Client heraus.
3. Faxversand per Schnittstelle aus Ihrer Fachanwendung
Wenn Sie mit branchenspezifischer Software oder kaufmännischen Anwendungen arbeiten, können Sie Faxe direkt aus Ihrer Umgebung heraus versenden – über eine API-Schnittstelle oder eine Mail2Fax-Schnittstelle von Faxsuite.Typische Anwendungen sind z. B.:
- Buchhaltungssoftware
- ERP-Systeme
- CRM-Lösungen
- Praxis- und Kanzleisoftware
- Warenwirtschaftssysteme
- Dokumentenmanagementsysteme (DMS)
Ihr Vorteil:
Kein manuelles Zwischenspeichern, Kopieren oder Hochladen – der Faxversand erfolgt direkt aus dem Arbeitsprozess heraus und integriert sich nahtlos in Ihren Workflow.
Ideal für:
Unternehmen, Kanzleien, Praxen, Labore und Organisationen mit digitalisierten Abläufen, die Faxkommunikation effizient und automatisiert abwickeln möchten.
4. Faxversand per Faxdrucker aus jedem Programm
Wenn Sie häufig mit druckbaren Dokumenten arbeiten (z. B. Word, Excel, PDF), können Sie Faxe direkt über den installierten Faxdrucker versenden – bequem aus jeder Windows-Anwendung mit Druckfunktion heraus.So funktioniert’s:
- Faxdrucker von Faxsuite einmalig installieren
- Dokument in beliebiger Anwendung öffnen (z. B. Word, PDF-Viewer)
- Im Menü „Drucken“ den Faxsuite-Faxdrucker auswählen
- Faxnummer(n) eingeben oder aus Adressbuch übernehmen
- Versand starten und nach Abschluss des Faxauftrages eine Zustellbestätigung erhalten
Ihr Vorteil:
Faxversand direkt aus jedem Programm mit Druckfunktion – ohne Umweg über Speicherpfade, Uploads oder externe Portale. Einfach, schnell und für jeden Arbeitsplatz geeignet.
Ideal für:
Sachbearbeitung, Verwaltung, Assistenzbereiche oder Teams mit vielen Office-Dokumenten, die regelmäßig Faxe aus Word, Excel oder PDF-Dateien verschicken möchten.
5. Faxempfang digital – direkt per E-Mail oder API
Eingehende Faxe empfangen Sie bequem und papierlos – als PDF-Anhang per E-Mail oder automatisiert über eine Schnittstelle (API). So landen alle Faxdokumente direkt dort, wo sie gebraucht werden – in Ihrem Postfach, Archivsystem oder Fachprogramm.So funktioniert Faxempfang per Fax2Mail
- Faxempfangsnummer auswählen (Faxnummer mit Ihrer Ortsvorwahl oder eigene Faxnummer durch eine Umleitungsfunktion nutzen)
- Faxnummer im Faxsuite-Portal einrichten
- Faxeingang online abrufen oder per E-Mail empfangen
Ihr Vorteil:
Kein Papierstau, kein Warten am Gerät – Sie empfangen Faxe digital, durchsuchbar, weiterleitbar und archivierbar. Ideal für DSGVO-konforme und moderne Abläufe.
Ideal für:
Unternehmen, Kanzleien, Verwaltungen und Organisationen, die Faxe effizient empfangen, intern weiterverarbeiten und revisionssicher archivieren möchten – ohne Medienbrüche und ohne Faxgerät.
Ist das auch sicher?
Ja – wenn Sie einen seriösen Anbieter nutzen.
Moderne Faxlösungen wie Faxsuite bieten hohe Sicherheitsstandards:
Aspekt | Umsetzung bei Faxsuite |
|---|---|
Datenschutz (DSGVO) | AV-Vertrag inklusive, Serverstandort Deutschland |
Verschlüsselung | Übertragung via TLS, keine offenen Schnittstellen |
Revisionssicherheit | Zeitstempel, Versandprotokolle, Archivfunktion |
Benutzerverwaltung | Rollen & Rechte je nach Team oder Standort |
Besonders bei sensiblen Daten – etwa im Personal- oder Rechtsbereich – ist das entscheidend.
Drei Praxisbeispiele aus dem Büroalltag
Szenario 1 – Mahnung in letzter Minute
Sie arbeiten in der Buchhaltung und müssen kurzfristig eine Mahnung versenden.
→ Dokument öffnen, Faxsuite-Faxdrucker auswählen Faxnummer eingeben und Auftrag einplanen – in 30 Sekunden erledigt.
Szenario 2 – Fristsache am Abend
Der Rechtsanwalt in Ihrer Kanzlei muss um 19:30 Uhr noch fristgerecht ein Fax ans Gericht senden.
→ Mail mit Anhang an die Faxnummer, Protokoll kommt direkt zurück – auch vom Laptop zu Hause.
Szenario 3 – Öffentliche Ausschreibung
Ihr Unternehmen nimmt an einer Ausschreibung teil, die ausschließlich Faxkommunikation erlaubt.
→ Faxsuite verwenden, um das PDF aus dem Projektordner direkt als Fax per Faxdrucker zu verschicken.
Fazit: Fax verschicken bleibt – nur der Aufwand verschwindet
Auch 2025 bleibt das Fax in vielen Branchen unverzichtbar.
Doch Sie brauchen dafür kein Gerät, keinen Techniker, keinen Server.
Mit digitalen Lösungen wie Faxsuite wird Faxen:
einfacher
sicherer
nachvollziehbar
und vor allem unabhängig vom Bürostandort
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