Kommt Ihnen das bekannt vor?
Das Faxgerät rauscht oder reagiert nicht
Das Papier liegt nur digital vor
Der Empfänger braucht das Dokument unbedingt heute noch
Und niemand weiß genau, wie das mit dem Fax jetzt noch funktioniert
Fax verschicken ist in vielen Unternehmen nach wie vor Alltag – in Behörden, Kanzleien, im Gesundheitswesen oder der Buchhaltung.
Doch niemand muss dafür noch Hardware entstauben oder Toner bestellen.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie heute schnell, sicher und digital faxen können – ganz ohne Gerät.
Warum überhaupt noch Fax verschicken?
Die Antwort: Es geht nicht um „altmodisch“, sondern um „verbindlich“.
Bereich | Warum Fax hier noch benötigt wird |
|---|---|
Verwaltungen & Behörden | Ausschreibungen, Anträge, Nachweispflichten |
Kanzleien & Recht | Fristsachen, gerichtsfeste Zustellung |
Personalabteilungen | Kündigungen, Bescheinigungen, Rückmeldungen |
Medizin & Labore | Befunde, Einwilligungen, Formulare |
Buchhaltung & Finanzen | Mahnungen, Steuerformulare, Zahlungsnachweise |
Ein Fax bietet, was viele andere Kanäle nicht können:
Es ist revisionssicher, nachverfolgbar und oft rechtlich notwendig.
Wie Sie heute ein Fax verschicken – ohne Gerät, ohne Aufwand
Vergessen Sie das Faxgerät. Heute faxen Sie direkt aus Ihrem PC, Ihrer E-Mail oder Ihrer Fachsoftware – in wenigen Sekunden.
1. Fax per Webportal verschicken (z. B. mit FaxSuite)
So funktioniert es:
Login im FaxSuite-Portal
Empfängernummer eingeben
Dokument (PDF, Word, Bild) hochladen
Auf „Senden“ klicken
Zustellbestätigung erhalten
Ideal für Verwaltungen, Kanzleien oder mittelständische Unternehmen mit regelmäßigem Faxaufkommen.
2. Fax per E-Mail senden (Mail2Fax)
Das geht einfacher als gedacht:
Öffnen Sie eine neue E-Mail
Geben Sie als Empfänger z. B. faxnummer@faxsuite.de ein
Hängen Sie das Dokument an (z. B. „Vertrag.pdf“)
Abschicken – fertig
Vorteil: Sie nutzen Ihre gewohnte E-Mail-Oberfläche (z. B. Outlook oder Gmail) und erhalten automatisch ein Zustellprotokoll.
3. Fax direkt aus Fachsoftware verschicken
Wenn Sie mit Tools wie:
DATEV
Lexware
SAP
Salesforce
oder RA-Micro
arbeiten, können Sie Faxe direkt aus der Anwendung heraus verschicken – per API oder Outlook-Integration von FaxSuite.
Vorteil: Kein Kopieren, kein Speichern, kein Hochladen – der Faxversand läuft nahtlos im Hintergrund mit.
Ist das auch sicher?
Ja – wenn Sie einen seriösen Anbieter nutzen.
Moderne Faxlösungen wie FaxSuite bieten höchste Sicherheitsstandards:
Aspekt | Umsetzung bei FaxSuite |
|---|---|
Datenschutz (DSGVO) | AV-Vertrag inklusive, Serverstandort Deutschland |
Verschlüsselung | Übertragung via TLS, keine offenen Schnittstellen |
Revisionssicherheit | Zeitstempel, Versandprotokolle, Archivfunktion |
Benutzerverwaltung | Rollen & Rechte je nach Team oder Standort |
Besonders bei sensiblen Daten – etwa im Personal- oder Rechtsbereich – ist das entscheidend.
Drei echte Szenarien aus dem Büroalltag
Szenario 1 – Mahnung in letzter Minute
Sie arbeiten in der Buchhaltung und müssen kurzfristig eine Mahnung versenden.
→ FaxSuite-Login, PDF hochladen, Nummer eingeben, Senden klicken – in 30 Sekunden erledigt.
Szenario 2 – Fristsache am Abend
Der Rechtsanwalt in Ihrer Kanzlei muss um 19:30 Uhr noch fristgerecht ein Fax ans Gericht senden.
→ Mail mit Anhang an die Faxnummer, Protokoll kommt direkt zurück – auch vom Laptop zu Hause.
Szenario 3 – Öffentliche Ausschreibung
Ihr Unternehmen nimmt an einer Ausschreibung teil, die ausschließlich Faxkommunikation erlaubt.
→ FaxSuite verwenden, um das PDF aus dem Projektordner direkt als Fax zu verschicken.
Fazit: Fax verschicken bleibt – nur der Aufwand verschwindet
Auch 2025 bleibt das Fax in vielen Branchen unverzichtbar.
Doch Sie brauchen dafür kein Gerät, keinen Techniker, keinen Server.
Mit digitalen Lösungen wie FaxSuite wird Faxen:
einfacher
sicherer
nachvollziehbar
und vor allem unabhängig vom Bürostandort
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