Viele halten das Fax für überholt. Doch wer in Recht, Verwaltung, Medizin oder im Personalwesen arbeitet, weiß:
Fax schicken ist in vielen Fällen nicht nur üblich, sondern notwendig.
Ob:
- fristgebundene Schriftsätze
- ärztliche Befunde
- Kündigungen
- Vertragsdokumente
- öffentliche Ausschreibungen
…das Fax hat eine besondere rechtliche Relevanz und einen technischen Vorteil: Es dokumentiert den Versand besser als viele andere Kanäle.
Aber niemand braucht dafür noch ein Faxgerät.
Fax? Wirklich? Ja – und zwar aus gutem Grund.
„Fax schicken“ meint längst nicht mehr:
- Papiere einscannen
- in ein Faxgerät einlegen
- Toner nachfüllen
- auf Freizeichen warten
Heute bedeutet es:
Dokument auswählen → Empfänger eingeben → digital versenden – fertig.
Das kann über:
- Webportale
- E-Mail (Mail2Fax)
- Faxdrucker
- Mobile Apps
- APIs aus Fachsoftware
geschehen – und zwar ohne physisches Gerät, aber mit rechtsgültigem Versandnachweis.
Wie Sie heute ein Fax schicken – ohne Faxgerät
1. Fax per Faxdrucker
Schritte:
- Faxdrucker von Faxsuite einmalig installieren
- Dokument in beliebiger Anwendung öffnen (z. B. Word, PDF)
- Im Menü „Drucken“ den Faxsuite-Faxdrucker auswählen
- Faxnummer(n) eingeben oder aus Adressbuch übernehmen
- Versand starten und nach Abschluss des Faxauftrages eine Zustellbestätigung erhalten
Besonderheit:
Mit z. B. dem Faxsuite-Faxdrucker können Sie einfach und schnell Faxe aus Ihrer Windows-Anwendung versenden.
2. Fax per E-Mail schicken (Mail2Fax)
So funktioniert’s:
- Einmalig ein Mail2Fax-Konto einrichten
- Neue E-Mail verfassen
- Als Empfängeradresse [Faxnummer]@fax.faxsuite.de angeben (z. B. 052516824199@fax.faxsuite.de)
- Dokument als Anhang hinzufügen (z. B. Vertrag.pdf)
- E-Mail senden – das Fax wird automatisch übertragen und im Anschluss erhalten Sie ein Zustellprotokoll per E-Mail
Vorteil:
Keine zusätzliche Software – nutzbar aus Outlook, Apple Mail, Gmail & Co.
3. Fax automatisch aus Ihrer Anwendung versenden
Ideal für:
- Personalabteilungen (z. B. DATEV LODAS)
- Kanzleien (z. B. RA-Micro)
- Buchhaltungstools (z. B. Lexware, SAP, Sage)
Möglich durch die Integration von Schnittstellen:
- REST-API
- Soap
- Mail2Fax als Schnittstelle
Sicherheit & Datenschutz beim Faxversand
Ein großer Vorteil digitaler Faxlösungen wie Faxsuite:
Sie sind sicher, verschlüsselt und DSGVO-konform.
Sicherheitsmerkmal | Umsetzung bei FaxSuite |
|---|---|
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung | TLS-gesichert |
Serverstandorte | Deutschland, keine Drittstaatenübertragung |
AV-Vertrag | Standardmäßig inklusive |
Protokollierung | Lückenlose Nachverfolgbarkeit |
Benutzerrechte | Zugriffskontrolle über Rollenverwaltung |
Vorteile gegenüber dem klassischen Faxgerät
Klassisches Faxgerät | Moderner Faxservice (z. B. Faxsuite) |
|---|---|
Strom, Toner, Wartung nötig | Kein Gerät, keine Wartung, kein Standortzwang |
Ortsgebunden | Weltweit nutzbar vom PC, Smartphone, Tablet |
Keine Dokumentation | Lückenloser Versandverlauf mit Protokoll |
Manuelle Ablage | Zentrale Archivierung, revisionssicher |
Fazit: Fax schicken ist nicht alt – nur der Weg dorthin war es
Das Fax bleibt – aber das Faxgerät geht.
Moderne Lösungen wie Faxsuite machen Faxversand:
- schneller
- sicherer
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- kosteneffizienter
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