Viele halten das Fax für überholt. Doch wer in Recht, Verwaltung, Medizin oder HR arbeitet, weiß:
Fax schicken ist in vielen Fällen nicht nur üblich, sondern notwendig.
Ob:
fristgebundene Schriftsätze
ärztliche Befunde
Kündigungen
Vertragsdokumente
öffentliche Ausschreibungen
…das Fax hat eine besondere rechtliche Relevanz und einen technischen Vorteil: Es dokumentiert den Versand besser als viele andere Kanäle.
Aber niemand braucht dafür noch ein Faxgerät.
Fax? Wirklich? Ja – und zwar aus gutem Grund.
„Fax schicken“ meint längst nicht mehr:
Papiere einscannen
in ein Faxgerät einlegen
Toner nachfüllen
auf Freizeichen warten
Heute bedeutet es:
Dokument auswählen → Empfänger eingeben → digital versenden – fertig.
Das kann über:
Webportale
E-Mail (Mail2Fax)
Mobile Apps
APIs aus Fachsoftware
geschehen – und zwar ohne physisches Gerät, aber mit rechtsgültigem Versandnachweis.
Wie Sie heute ein Fax schicken – ohne Faxgerät
1. Fax per Webportal versenden (z. B. FaxSuite)
Schritte:
Login im FaxSuite-Portal
Empfängernummer eingeben
PDF, Word oder Bild hochladen
Senden klicken
Zustellbestätigung erhalten
Besonderheit:
Mehrere Nutzer im Unternehmen können gemeinsam arbeiten, Zugriff verwalten und Versandstatus einsehen.
2. Fax per E-Mail schicken (Mail2Fax)
So funktioniert’s:
Neue E-Mail öffnen
An: faxnummer@faxsuite.de
Anhang: z. B. Vertrag.pdf
E-Mail absenden
Zustellprotokoll kommt automatisch
Vorteil:
Keine zusätzliche Software – nutzbar aus Outlook, Apple Mail, Gmail & Co.
3. Fax automatisch über Fachsoftware
Ideal für:
Personalabteilungen (z. B. DATEV LODAS)
Kanzleien (z. B. RA-Micro)
Buchhaltungstools (z. B. Lexware, SAP, Sage)
Möglich durch:
REST-API
Zapier / Power Automate
Outlook-Add-In
Sicherheit & Datenschutz beim Faxversand
Ein großer Vorteil digitaler Faxlösungen wie FaxSuite:
Sie sind sicher, verschlüsselt und DSGVO-konform.
Sicherheitsmerkmal | Umsetzung bei FaxSuite |
|---|---|
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung | TLS-gesichert, keine Datenlecks |
Serverstandort | Deutschland, keine Drittstaatenübertragung |
AV-Vertrag | Standardmäßig inklusive |
Protokollierung | Lückenlose Nachverfolgbarkeit |
Benutzerrechte | Zugriffskontrolle über Rollenverwaltung |
Vorteile gegenüber dem klassischen Faxgerät
Klassisches Faxgerät | Moderner Faxservice (z. B. FaxSuite) |
|---|---|
Strom, Toner, Wartung nötig | Kein Gerät, keine Wartung, kein Standortzwang |
Ortsgebunden | Weltweit nutzbar vom PC, Smartphone, Tablet |
Keine Dokumentation | Lückenloser Versandverlauf mit Protokoll |
Manuelle Ablage | Zentrale Archivierung, revisionssicher |
Fazit: Fax schicken ist nicht alt – nur der Weg dorthin war es
Das Fax bleibt – aber das Faxgerät geht.
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