In vielen Unternehmen gehört das Fax weiterhin zum festen Bestandteil des Arbeitsalltags. Kündigungen, Fristsachen, Bestellungen oder Protokolle werden tagtäglich per Fax übermittelt – ohne dass jemand die tatsächlichen Kosten hinterfragt.
Denn oft wird nur auf den Seitenpreis geschaut – nicht aber auf den Gesamtaufwand.
In diesem Artikel zeigen wir, was das Faxversenden im Alltag wirklich kostet, welche versteckten Ausgaben häufig übersehen werden, und wie Unternehmen mit modernen Lösungen wie Faxsuite dauerhaft Kosten sparen, ohne auf Rechtssicherheit zu verzichten.
Was kostet das Faxversenden – auf dem Papier?
Methode | Durchschnittlicher Preis pro Faxseite netto innerhalb Deutschland |
|---|---|
Klassisches Faxgerät | ca. 0,10 € bis 0,30 € |
Online-Faxdienst (z. B. Faxsuite) | ab 0,032 € (abhängig vom Monatsvolumen) |
Flatrate-Angebote | ca. ab 25 € pro Monat für bis zu 500 Faxe |
Der reine Seitenpreis sagt jedoch wenig über den tatsächlichen Aufwand aus.
Ressourcen, Zeit, Gerätewartung und Fehlerquoten treiben die effektiven Faxkosten deutlich in die Höhe – gerade im Unternehmensalltag mit mehreren Mitarbeitenden.
Die häufig übersehenen Kosten im Büroalltag
Kostenfaktor | Typischer Effekt im Unternehmen |
|---|---|
Personalzeit | 3–10 Minuten pro Fax: drucken, einscannen, senden, prüfen |
Gerätewartung | Toner, Papier, Wartungskosten, Geräteausfälle |
Fehlversendungen / Doppelfax | Mehrkosten durch doppelte Faxvorgänge |
Kein Fernzugriff | Höhere Abhängigkeit von Büropräsenz |
Sicherheitsrisiken (fehlende Protokolle) | Probleme bei Rechtsstreit, Nachweispflicht |
Rechenbeispiel für ein mittelständisches Unternehmen:
300 Faxe pro Monat
Ø 5 Minuten Personalaufwand je Fax (Vorbereitung, Prüfung, Versand)
Ø Personalkosten: 28 €/Std
→ Allein der Zeitaufwand kostet rund 700 € pro Monat – ohne Toner, Papier, Strom, Support oder Fehlerkosten.
Vergleich: Klassisches Faxgerät vs. Online-Faxlösung
Kriterium | Klassisches Gerät | Online-Fax (z. B. Faxsuite) |
|---|---|---|
Seitenpreis | 0,10 € – 0,30 € pro Seite (Papier, Toner, Leitungskosten) | ab 0,032 € pro Seite (digital, volumenabhängig) |
Personalkosten | Hoch – manuell, fehleranfällig, zeitaufwendig | Gering – automatisierbar, im Hintergrund laufend |
Fehleranfälligkeit | Hoch – Papierstau, Belegung | Gering – systembasierte Fehlerprüfung vor dem Versand und Wahlwiederholungen |
Wartungsaufwand | Regelmäßiger Aufwand (Gerät, Toner, Papier, Leitung) | Kein physisches Gerät – keine Wartung notwendig |
Datenschutz | Risiko unverschlüsselter Übertragung, Datenschutz oft ungeklärt | DSGVO-konform inkl. AV-Vertrag, sichere Cloudspeicherung |
Systemintegration | Nicht integrierbar in moderne Systeme | Schnittstellen zu Outlook, ERP, CRM etc. verfügbar |
Praxisbezug: Wo Faxkosten besonders ins Gewicht fallen
1. HR & Personalabteilung
Kündigungen, Behördenformulare
Fristwahrung ist entscheidend – doppelte Faxe kosten unnötig Zeit
2. Buchhaltung & Rechnungswesen
Rechnungen, Mahnungen, Steuerformulare
Oft hohe Volumina → Flatrate oder Volumenstaffel wichtig
3. Assistenz & Office-Management
Tagesgeschäft: Angebote, Rückfragen, Formulare
Geräteausfälle oder Besetzungen führen zu Verzögerungen
4. Kanzleien & Behörden
Fristsachen, gerichtliche Unterlagen
Jede Minute zählt – transparente Nachweise sind entscheidend
Wie Faxsuite Kosten transparent macht und reduziert
FaxSuite bietet speziell für den Unternehmensalltag:
Mail2Fax-Funktion: Fax direkt aus dem E-Mail-Client versenden
Portalzugang mit Sendelog: keine Doppelfaxe, voller Überblick
Volumentarif: planbare Faxkosten je nach Bedarf
Serverstandort Deutschland + DSGVO-konform: Sicherheit ohne Zusatzkosten
Keine Hardware nötig: keine Wartung, kein Strom, kein Papierverbrauch
Beispiel: Unternehmen mit 500 Faxen pro Monat
Bisher:
Gerät + Wartung: ca. 120 €/Monat
Toner + Papier: ca 50 € / Monat
Personalzeit: ca. 1.100 €
→ Gesamt: ~1.270 € monatlich
Mit Faxsuite:
Produkt Faxsuite pro: 500 Faxe: 27,50 €
Personalzeit: ca. 300 €
→ Gesamt: ~327,50 €
→ Ersparnis: über 900 € pro Monat
Fazit: Faxkosten sind nicht nur Technik – sie sind eine Frage der Effizienz
Faxkommunikation kostet – aber nicht unbedingt das, was im Tarifblatt steht.
In Unternehmen summieren sich ineffiziente Abläufe, Geräteprobleme und manuelle Prozesse zu einem Kostenblock, der oft unterschätzt wird.
Mit Faxsuite lassen sich diese Kosten drastisch senken – ohne das Fax als Kommunikationsmittel abzuschaffen.
Wer heute smart faxen will, braucht keine Geräte mehr – nur ein sicheres Online-System, das zuverlässig funktioniert, im Alltag entlastet und transparent abgerechnet wird.
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