Obwohl E-Mail und Cloud längst Alltag sind, gehört das Fax in vielen Unternehmen noch immer zur Realität – oft aus rechtlichen Gründen, manchmal wegen der Empfängerstruktur oder schlichtweg aus Gewohnheit.
Doch alte Faxgeräte blockieren Ressourcen: Sie kosten Zeit, Toner, Papier und verursachen technische Störungen. Die gute Nachricht:
Faxprozesse lassen sich nahtlos digitalisieren.
In diesem Artikel zeigen wir, wie Unternehmen ganz konkret Online Fax versenden, welche Vorteile sich im Tagesgeschäft ergeben – und wie Lösungen wie Faxsuite sofort einsetzbar sind.
Warum Faxprozesse im Arbeitsalltag bestehen bleiben
Drei Gründe, warum das Fax nicht verschwindet:
Bewährt in Branchen mit hohen Anforderungen
In vielen Branchen – etwa Recht, Gesundheit, Verwaltung oder Bau – gilt das Fax nach wie vor als verlässliches Kommunikationsmittel. Teilweise wird es sogar ausdrücklich vorgeschrieben.
Empfängerorientiert
Unabhängig vom Digitalisierungsstand des Absenders: Zahlreiche Behörden, Kliniken und externe Partner setzen weiterhin auf Fax. Wer sie erreichen möchte, kommt an diesem Kanal oft nicht vorbei.
Klare Nachweise
Der Faxversand erzeugt automatisch einen Versandbeleg mit Zeitstempel. Diese einfache und verlässliche Dokumentation ist ein Vorteil gegenüber E-Mails, bei denen vergleichbare Beweise nicht selbstverständlich sind.
Online Fax versenden - so funktioniert´s
Statt am klassischen Faxgerät zu stehen, lassen sich Dokumente heute ganz einfach digital verschicken: per E-Mail, über ein Webportal oder sogar vollautomatisiert aus bestehenden Geschäftsanwendungen.
Praxisvarianten:
Methode | Einsatz im Alltag |
|---|---|
Mail2Fax | Direkt aus Ihrem E-Mail-Programm ein Fax versenden |
Webportal | Dokumente per Drag & Drop hochladen – ideal auch im Homeoffice |
Fax-API | Vollautomatischer Versand aus CRM-, ERP- oder HR-Systemen |
Ergebnis: Kein Medienbruch, keine Hardware, keine Wartezeiten – Fax wird zum digitalen Tool, das sich nahtlos in moderne Arbeitsprozesse integriert.
Der Ablauf: So einfach funktioniert Faxsuite im Unternehmensalltag
Beispiel: Auftragsbestätigung an Lieferanten
Auftragsbestätigung als PDF erstellen – oder direkt aus ERP- oder Warenwirtschaftssystem
Neue E-Mail verfassen – an die Faxnummer des Lieferanten (z. B. 09876543@fax.faxsuite.de
PDF anhängen und senden – wie bei einem normalen E-Mail-Anhang
Zustellbestätigung erhalten – sofort per E-Mail und zusätzlich im Webportal abrufbar
So geht Auftragsmanagement ohne Papier, ohne Faxgerät und ohne Wartezeiten.
Typische Alltagsprobleme – und wie Online-Faxlösungen sie lösen
Herausforderung | Klassisches Faxgerät | Faxsuite Online-Faxlösung |
|---|---|---|
Papierstau oder Tonermangel | Häufig Störung kostet Zeit | Entfällt komplett – kein Verbrauchsmaterial |
Falsch gewählt, niemand erreichbar | Keine Rückmeldung | Plausibilitätsprüfung + klare Fehlermeldung bei Problemen |
Gerät ist belegt oder offline | Verzögerung | Hochverfügbarkeit durch Cloud |
Keine Transparenz bei Zustellung | Unklarer, ob das Fax ankam | Zustellprotokoll + E-Mail-Report in Echtzeit |
Kein Zugriff im Homeoffice | Nur vor Ort nutzbar | Überall verfügbar – auch mobil |
Welche Abteilungen profitieren besonders?
Assistenz & Office-Management
-
Zeitgewinn durch Wegfall manueller Faxroutinen
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Übersicht aller gesendeten Faxe im Webportal
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Kein Papierhandling, keine Gerätemanagement
Personalwesen
-
Fristsichere Kündigungen, Vertrags- und Formularversand
-
Dokumentierte Zustellung
-
Zugriffskontrolle durch individuelle Benutzerrollen
Buchhaltung & Rechnungswesen
-
Rechnungskopien, Mahnungen, Steuerunterlagen einfach faxen
Versand direkt aus bestehenden Workflows oder ERP-Systemen
-
Nachvollziehbarkeit durch Protokoll und Archiv
Geschäftsführung & Administration
-
Protokollierter Versand sensibler Dokumente
Transparenz über alle Faxprozesse im Unternehmen
-
Entlastung von technischen Wartungsaufgaben und IT-Aufwand
Datensicherheit und Nachweisbarkeit im Alltag
Mit Faxsuite ist jeder Faxversand automatisch dokumentiert. Für jedes gesendete Fax wird erstellt:
-
Sendebericht mit Zeitstempel – sofort nach dem Versand
-
Individuelle Fax-ID – zur eindeutigen Nachverfolgung
-
Zustellprotokoll – als Nachweis über den erfolgreichen Empfang
- Export- und Archivoption – für revisionssichere Ablage
Einführung im Unternehmen: Kein IT-Projekt, sondern Sofortlösung
Viele Unternehmen zögern mit digitalen Umstellungen – aus Sorge vor komplizierten IT-Projekten oder langen Schulungen. Mit Faxsuite ist genau das kein Thema.
Faxsuite ist genau dafür gemacht:
Merkmal | Bedeutung im Alltag |
|---|---|
Kein Gerätewechsel nötig | Bestehende Prozesse bleiben unverändert erhalten |
Kein IT-Projekt | Keine Installation, keine aufwendige Umstellung |
In 10 Minuten startklar | Testaccount anlegen und sofort loslegen |
Für alle Mitarbeiter nutzbar | Intuitive Oberfläche, kein Schulungsaufwand |
Das Ergebnis: Faxsuite ist keine monatelange IT-Einführung, sondern eine Sofortlösung, die sofort Mehrwert bringt.
Fazit: Fax digitalisieren, Alltag erleichtern, Prozesse beschleunigen
Fax bleibt in vielen Unternehmen ein wichtiges Kommunikationsmittel – aber das alte Gerät wird nicht mehr gebraucht.
Mit einer digitalen Faxlösung wie Faxsuite wird Faxen zu einem effizienten, sicheren und kostensparenden Bestandteil des Tagesgeschäfts.
Kein Papier.
Kein Stress.
Kein Warten.
Aber mit allen Vorteilen des klassischen Faxversands.
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