Kommunikation ist das Herzstück jedes erfolgreichen Unternehmensprozesses. Seit Jahrzehnten haben Faxgeräte Unternehmen weltweit unterstützt. Doch die Digitalisierung brachte die E-Mail als schnellen und effizienten Kommunikationsweg hervor. Dennoch stellt sich heute noch vielerorts die Frage: Welche Rolle spielt das Fax im Unternehmensalltag? Welche Unterschiede gibt es zur E-Mail und wie relevant sind diese Kommunikationswege im modernen Geschäftsumfeld?
Kurzer Blick zurück: Wie kamen Fax und E-Mail in den Unternehmensprozess?
In den 1980er und 1990er Jahren war das Faxgerät aus Büros kaum wegzudenken. Unternehmen nutzten es, um Verträge, Dokumente oder Angebote rasch zu versenden. Faxen galt als sicher und verbindlich.
Mit dem Aufkommen des Internets und der Verbreitung von Computern gewann die E-Mail an Bedeutung. Heute werden täglich weltweit Milliarden E-Mails versendet. Sie ist in fast jedem Unternehmensprozess integriert und hat die zwischenmenschliche sowie geschäftliche Kommunikation verändert.
Beide Systeme erfüllen ähnliche Aufgaben: Übermittlung von Informationen auf schriftlichem Weg. Doch sie unterscheiden sich grundlegend in Technik, Handhabung und Sicherheit.
Faxgerät vs. E-Mail: Technische Grundlagen und Ablauf
Funktionsweise des Faxgeräts
Ein Faxgerät wandelt analoge Dokumente in Tonsignale um, die dann über das Telefonnetz übertragen werden. Auf der Empfängerseite entsteht daraus wieder ein Ausdruck. Der Prozess ist vergleichsweise einfach, erfordert jedoch Hardware und eine Telefonleitung. In Deutschland sind Faxgeräte vor allem im behördlichen und medizinischen Bereich weiterhin verbreitet.
Laut einer Übersicht auf Wikipedia setzen noch viele Unternehmen auf das Fax im Unternehmensalltag, insbesondere wenn rechtssichere Übertragungen gefordert sind.
E-Mail: Schnelligkeit und Vielseitigkeit
E-Mails werden digital erstellt, versendet und empfangen. Sie benötigen lediglich einen Internetanschluss und eine E-Mail-Adresse. Anhänge, Links und digitale Signaturen können eingefügt werden. E-Mails sind binnen Sekunden weltweit beim Empfänger.
Im Vergleich Fax vs. E-Mail zeigt die elektronische Post deutliche Vorteile hinsichtlich Geschwindigkeit, Flexibilität und Kosten.
Fax im Unternehmensalltag: Vor- und Nachteile
Vorteile des Faxgeräts
- Faxe werden häufig als rechtssicher wahrgenommen.
- Dokumente kommen in Papierform an und sind nicht einfach manipulierbar.
- Faxbestätigungen dienen oft als Nachweis für den Versand.
Nachteile des Faxgeräts
- Faxgeräte benötigen Wartung, Strom und Verbrauchsmaterialien wie Papier oder Toner.
- Die Übertragung ist langsam und kommt bei großen Dokumentenmengen schnell an ihre Grenzen.
- Im Vergleich zur E-Mail fehlt die Flexibilität, mehrere Empfänger gleichzeitig zu erreichen.
Auch Datenschutzprobleme entstehen, wenn sensible Faxe unbeaufsichtigt im Ausgabefach liegen. Außerdem ist das klassische Faxgerät auf stationäre Nutzung beschränkt und nicht ortsunabhängig einsetzbar.
E-Mail im Unternehmensprozess: Flexibel und modern
Stärken der E-Mail-Kommunikation
- E-Mails erreichen Empfänger sekundenschnell und rund um den Globus.
- Im Unternehmensalltag können sie leicht an mehrere Adressaten gesendet werden.
- Dokumente im Anhang sind sofort verfügbar und digital durchsuchbar.
- E-Mail-Programme bieten Filter, Archivierung, Verschlüsselung und Signatur-Funktionen.
Schwächen und Herausforderungen
- Phishing und Spam sind häufige Probleme bei der E-Mail-Nutzung.
- Die Echtheit einer E-Mail lässt sich ohne digitale Signatur kaum garantieren.
- Datenschutz und IT-Sicherheit müssen beachtet werden, um vertrauliche Geschäftsprozesse zu schützen.
Im Vergleich Kommunikation zeigt sich: Wer Flexibilität und Schnelligkeit benötigt, greift zur E-Mail. Wer mximale Rechtsicherheit wünscht, nutzt das Fax.
Typische Einsatzfelder: Wann ist welcher Kommunikationsweg sinnvoll?
Praxisbeispiel: Angebots- und Vertragsversand
Ein Handwerksbetrieb möchte einer öffentlichen Einrichtung ein Angebot zusenden. Manche Behörden verlangen das Angebot noch per Fax, weil dieses Verfahren als besonders fälschungssicher gilt. Der zugleich versendete Scan per E-Mail sorgt für zusätzlichen Komfort und ist für reine Information bestens geeignet.
In der Zusammenarbeit mit internationalen Geschäftspartnern dominiert jedoch die E-Mail. Sie ermöglicht einen unkomplizierten Austausch, auch über Zeitzonen hinweg.
Praxis-Tipp: Archivierung und Nachweispflicht
E-Mails lassen sich digital archivieren und gezielt durchsuchen. Faxkopien müssen physisch aufbewahrt werden. Unternehmen sollten prüfen, ob ein digitaler Faxempfang – beispielsweise als PDF – im Postfach möglich ist. Das erleichtert die Einbindung in moderne Dokumentenmanagement-Systeme.
Aktuelle Trends: Digitalisierung und Zukunft von Fax und E-Mail
Faxgerät im Wandel
Die Digitalisierung betrifft auch das Fax. Moderne Systeme bieten inzwischen Lösungen wie das Fax2Mail-Verfahren. Hierbei werden Faxe digitalisiert und direkt ins E-Mail-Postfach zugestellt. Dadurch können Unternehmen den gewohnten Kommunikationsweg beibehalten und trotzdem Prozesse optimieren.
E-Mail wird intelligent
Neue E-Mail-Dienste setzen auf Verschlüsselung und KI-gestützte Filter, um die Sicherheit zu erhöhen und Arbeitsabläufe zu automatisieren. Langfristig gewinnen digitale Wege weiter an Bedeutung, wie die steigende Akzeptanz digitaler Signaturen zeigt.
Behördliche Prozesse, die bislang auf Faxgeräte setzen, modernisieren sich zunehmend mit zertifizierten E-Mail-Lösungen und Online-Plattformen.
Fazit: Fax und E-Mail im Vergleich – Welche Lösung ist für Unternehmen passender?
Faxgeräte und E-Mails sind beide aus der modernen Unternehmenskommunikation nicht wegzudenken. Während das Fax im Unternehmensalltag vor allem bei rechtssicheren und vertraulichen Übermittlungen punktet, überzeugt die E-Mail durch hohe Geschwindigkeit, Flexibilität und Kosteneffizienz.
Die klare Trennung der Anwendungsbereiche hilft Betrieben, jeweils den besten Kommunikationsweg zu wählen. Prüfen Sie regelmäßig, welche Systeme Ihre Prozesse optimal unterstützen, und halten Sie Ihre Kommunikationswege auf dem neuesten Stand.
Optimieren Sie Ihre Abläufe, indem Sie die Vorteile beider Systeme gezielt nutzen. Möchten Sie noch mehr Tipps zur Digitalisierung Ihrer Unternehmenskommunikation?
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