Sie müssen ein Fax senden – aber haben kein Gerät?
Sie arbeiten im Homeoffice oder haben den letzten Faxanschluss vor Jahren gekündigt?
Dann geht es Ihnen wie tausenden anderen Unternehmen, die Fax zwar selten, aber im Ernstfall dringend benötigen – z. B. bei Fristsachen, Behörden, ärztlichen Berichten oder Kündigungen.
Die gute Nachricht: Faxversand geht 2025 einfacher, digitaler und sicherer als je zuvor.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen:
Welche Faxversand-Möglichkeiten es heute gibt.
Wie Sie Faxe ganz ohne Gerät versenden.
Warum viele Anbieter mit Risiken verbunden sind.
Wie Sie mit Faxsuite dauerhaft effizient und DSGVO-konform faxen.
Fax senden heute – Ihre Möglichkeiten im Überblick
Methode | Was Sie brauchen | Für wen geeignet? |
|---|---|---|
Klassisches Faxgerät | Faxgerät, Telefonanschluss, Papier, Toner | Nur bei vorhandener Infrastruktur |
Online-Faxdienst (z. B. Faxsuite) | PC/Smartphone + Internetzugang | Alle – keine Technikkenntnisse nötig |
Mail2Fax | E-Mail-Client + Zugang zu einem Faxdienst | Ideal für Kanzleien, Verwaltung, HR |
App-basierte Dienste | Mobile App, Registrierung | Für Einzelnutzer mit wenig Volumen |
Die effizienteste Lösung für Unternehmen: Online-Faxdienst mit Mail2Fax, Fax-API oder über ein Webportal.
Warum Fax überhaupt noch senden?
Rechtliche Gültigkeit von Faxen
Faxe werden in vielen Ländern und Branchen weiterhin akzeptiert – z. B. bei Kündigungen, Mahnverfahren, Behördenvorgängen.
Nachweisbarkeit
Jedes gesendete Fax ist mit Zeitstempel und Statusbericht dokumentiert – ein Vorteil gegenüber E-Mails ohne Versandbeleg.
Unabhängigkeit von Empfängersystemen
Faxe können an Stellen gesendet werden, wo kein E-Mail-Zugang erlaubt oder gewünscht ist – etwa in Kliniken, Behörden oder bei anderen Systemlandschaften.
So funktioniert Fax senden mit Faxsuite – Schritt für Schritt
Variante 1: Mail2Fax
- Einmalige Einrichtung eines Mail2Fax-Kontos in der Faxsuite
- E-Mail öffnen (z. B. Outlook, Gmail)
Dokument als Anhang hinzufügen
In die Empfängerzeile schreiben: [Faxnummer]@fax.faxsuite.de
Absenden – das Fax wird automatisch versendet
Variante 2: Faxsuite Webportal
Einloggen unter kundenportal.faxsuite.de
Mit dem Auftragsassistenten das Faxmailing einplanen
Versanddaten eingeben, Faxvorlage und Empfänger hochladen
Auf „Faxauftrag freigeben“ klicken – fertig!
- Faxergebnis und Versandbericht einsehen oder exportieren
Vorteil:
Keine eigene Software nötig. Kein Faxgerät. Kein Techniker.
Ihre bestehende Arbeitsumgebung bleibt – der Faxversand wird nur digital ergänzt.
Typische Fehler beim Faxversand – und wie Faxsuite sie vermeidet
Problem | Bei klassischen Lösungen | Bei Faxsuite |
|---|---|---|
Nummernfehler, Dubletten oder gesperrte Empfänger | Keine oder nur manuelle Prüfungen |
|
Fax nicht zugestellt | Keine/unklare Zustellbestätigung |
|
Versand muss zu bestimmter Zeit erfolgen | Keine Zeitsteuerung – Versand sofort |
|
Datenschutzverstoß (kein AVV, keine Verschlüsselung) | Kein garantierter AVV, unklare Verschlüsselungsstandards, Speicherung häufig außerhalb der EU |
|
Automatische Nummernanalyse (Format-/Plausibilitätscheck), Dublettenprüfung, Abgleich mit Kundensperrliste – vor dem VersandWas kostet das Fax senden heute?
Anbieter | Preis netto pro Faxseite (ca.) | DSGVO-konform | Typische Merkmale |
|---|---|---|---|
Online-Faxdienste (DE) | 0,032 – 0,09 € |
| Mail2Fax, Faxmailings, Fax-API, Faxdrucker, Faxempfang Serverstandort Deutschland |
Online-Faxdienste (außerhalb EU) | 0,07 – 0,12 € |
| Teilweise Werbung im Fax, Serverstandort oft außerhalb EU |
Klassische Faxgeräte (Festnetz) | 0,10 – 0,20 € + Fixkosten |
| Papier, Toner, Wartung, Telefonanschluss |
Hybridlösungen (Cloud + Gerät) | 0,06 – 0,10 € |
| Zentralisierte Verwaltung, API-Integration möglich |
Wer Kosten und Aufwand beim Faxversand reduzieren möchte, findet mit Faxsuite eine Lösung, die günstige Preise mit moderner Technik verbindet – von der API-Anbindung, Faxempfang bis zur sicheren Archivierung.
Typische Anwendungsfälle: Wann Faxversand im Alltag entscheidend ist
Gesundheitswesen
Überweisungen, Befunde, Laborberichte
Vorteile: schneller, sicherer und datenschutzkonformer Versand sensibler Gesundheitsdaten
Kanzleien & Behörden
Fristsachen, Schriftsätze, amtliche Unterlagen
Vorteil: Sicherer Versand mit automatischem Zustellnachweis – kompatibel mit gängigen Kanzlei- und Behördensystemen
Unternehmenskommunikation & Verwaltung
Bestellungen, interne Mitteilungen, behördliche Anträge
Vorteil: Dokumentierter Versand mit Zustellnachweis für sensible oder fristgebundene Vorgänge.
Voraussetzungen für Faxversand mit Mail2Fax
Voraussetzung | Erklärung |
|---|---|
E-Mail-Konto | Outlook, Thunderbird, Gmail, Apple Mail, Exchange etc. |
Zugang zu einem Mail2Fax-Dienst | z. B. Faxsuite: – Einmal registrieren und ein Mail2Fax-Konto mit Ihrer Absender-E-Mail einrichten |
Formatierte Zieladresse | Faxnummer + Domain (z. B. [Faxnummer]@fax.faxsuite.de) |
Dokument im Anhang | PDF, JPG, TIFF – Faxsuite konvertiert automatisch |
Keine Faxgeräte, keine Leitung, keine zusätzliche Software nötig.
Fazit: Fax senden 2025 – digital, sicher, schnell
Das Fax ist nicht verschwunden – es ist nur digital geworden.
Wer heute noch Faxe versenden muss, braucht kein Gerät mehr – sondern eine Cloud-Faxlösung wie Faxsuite, die:
effizient integriert ist,
DSGVO-konform funktioniert,
sofort einsatzbereit ist – ohne Schulung oder Technik.
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