Digitale Kommunikation wird im Geschäftsalltag oft als selbstverständlich angesehen. Doch viele Unternehmen setzen weiterhin auf das Fax als wichtigen Kommunikationsweg. Die Gründe dafür sind vielfältig: Vertraulichkeit, rechtliche Vorgaben oder die Anbindung an bestehende Prozesse. Wer jedoch den Schritt zu einer neuen oder modernen Faxlösung wagen möchte, steht vor einer Vielzahl von Optionen. In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf es bei der Auswahl einer Faxlösung ankommt, erhalten Sie klare Auswahlhilfen und Tipps, wie die Fax im Unternehmensalltag sicher und effektiv bleibt.
Warum Fax im Unternehmensalltag immer noch relevant ist
Viele Branchen sind auf Faxnachrichten angewiesen. Besonders im Gesundheitswesen, bei Behörden oder Kanzleien spielt das Fax eine Rolle bei der schriftlichen Kommunikation mit rechtssicherem Nachweis. Fax-Geräte bieten in bestimmten Szenarien Vorteile: Sie sind einfach zu bedienen und es entstehen keine Kompatibilitätsprobleme. Nicht selten verlangen Geschäftspartner explizit die Übermittlung wichtiger Dokumente per Fax.
Auch die Technologie bleibt nicht stehen. Die Wikipedia-Seite zu Fax zeigt, wie sich analoge Systeme zu modernen digitalen Faxdiensten entwickelte. Heute stehen Unternehmen innovative Alternativen zur klassischen Faxmaschine zur Verfügung.
Faxlösung wählen: Welche Arten gibt es?
Die Auswahl einer passenden Faxlösung beginnt bei der Übersicht über die verschiedenen Möglichkeiten. Drei Varianten sind am weitesten verbreitet:
- Klassische Faxgeräte: Sie werden weiterhin in einigen Büros genutzt, vor allem bei geringem Faxaufkommen. Für größere Unternehmen ist der Aufwand allerdings oft nicht mehr zeitgemäß.
- Fax-Server: Fax-Server bieten die Möglichkeit, Faxe zentral zu senden und zu empfangen. Sie integrieren sich in die bestehende IT-Landschaft und sind besonders für Unternehmen mit hohen Faxvolumina geeignet.
- Cloud-basierte Faxdienste: Moderne Cloud-Lösungen ermöglichen Faxkommunikation ohne eigene Hardware. So senden und empfangen Sie Faxe direkt aus E-Mails oder über Webportale.
Die passende Faxlösung zu wählen, hängt von den individuellen Anforderungen ab. Jedes Modell hat Stärken und Schwächen.
Das Faxgerät und seine Grenzen
Die klassische Faxmaschine punktet durch einfache Bedienung. Für kleine Firmen mit geringem Faxaufkommen lohnt sich die Investition in ein separates Gerät oft nicht mehr. Der Aufwand für Verbrauchsmaterial wie Toner oder Papier und die Wartung können sich schnell summieren. Analoge Leitungen werden zudem zunehmend abgeschaltet.
Fax-Server: Zentral und effizient
Fax-Server sind meist softwarebasierte Lösungen, die direkt in die IT-Infrastruktur eingebunden werden. Sie eignen sich vor allem für Unternehmen, die täglich zahlreiche Faxe versenden oder empfangen. Über E-Mail-Integration oder API-Anbindungen lassen sie sich flexibel steuern. Allerdings ist der Initialaufwand für Einrichtung und Wartung nicht zu unterschätzen.
Cloud-Fax: Flexibel und ortsunabhängig
Cloud-basierte Faxdienste gewinnen immer mehr an Bedeutung. Sie reduzieren den Aufwand für eigene Hardware und IT-Personal. Viele Anbieter ermöglichen das Versenden und Empfangen von Faxen über eine intuitive Weboberfläche oder per E-Mail. Die Abrechnung erfolgt meist nutzungsbasiert oder als monatliches Abonnement. Besonders für Unternehmen, die flexibel agieren oder viele Standorte bedienen, kann die Cloud eine attraktive Option sein.
Wichtige Auswahlkriterien für die richtige Faxlösung
Der Weg zur passenden Faxlösung ist nicht immer ganz eindeutig. Firmen sollten mehrere Aspekte prüfen, bevor Sie eine endgültige Unternehmensentscheidung treffen.
1. Sicherheit und Datenschutz
Datenschutz spielt besonders bei sensiblen Geschäftsdaten eine große Rolle. Prüfen Sie, wie die Faxübertragung geschützt wird. Cloud-Anbieter sollten Serverstandorte in der EU nachweisen können. Achten Sie auf Verschlüsselung bei der Übertragung und Ablage der Dokumente.
2. Integration in bestehende Prozesse
Jede neue IT-Lösung sollte sich möglichst reibungslos in bestehende Arbeitsabläufe einfügen. Moderne Faxdienste bieten oft Schnittstellen zu bekannten E-Mail-Programmen oder Dokumentenmanagement-Systemen. Checken Sie, welche Integration für Ihre Unternehmenssoftware möglich ist.
3. Skalierbarkeit
Die benötigte Kapazität kann sich verändern. Wählen Sie eine Faxlösung, die je nach Unternehmenswachstum einfach erweitert werden kann. Cloud-Lösungen bieten in der Regel flexible Pakete.
4. Kosten und Aufwand
Neben den reinen Anschaffungskosten spielen laufende Betriebskosten eine wichtige Rolle. Faxgeräte verursachen Aufwände für Papier, Toner und Wartung. Fax-Server benötigen IT-Betreuung. Cloud-Dienste bieten klare Kostenmodelle. Machen Sie den Kassensturz und vergleichen Sie die echten Gesamtkosten im Jahr.
5. Benutzerfreundlichkeit
Achten Sie darauf, dass Ihre Mitarbeiter die Faxlösung einfach bedienen können. Gute Lösungen sind intuitiv gehalten und vermeiden Schulungsbedarf.
Praxisbeispiel: Entscheidungsweg bei der IT-Beschaffung
Ein mittelständisches Unternehmen steht vor der Wahl: Soll der bisher genutzte analoge Faxanschluss ausgetauscht werden? Nach genauer Prüfung stellt sich heraus, dass die bisherige Faxfunktion hauptsächlich für den Austausch von Auftragsbestätigungen dient. Die Entscheidung fällt zugunsten eines Cloud-Faxdiensts. Damit spart die IT-Abteilung Ressourcen, da keine Wartung mehr erforderlich ist. Die Mitarbeiter können Faxe direkt aus dem E-Mail-System versenden. Dank klaren Kosten und flexibler Skalierbarkeit war die Umstellung einfach und reibungslos.
IT-Beschaffung: Praktische Tipps auf dem Weg zur Unternehmensentscheidung
- Listen Sie die wichtigsten Anforderungen an die Faxlösung auf: Anzahl der Benutzer, Versandvolumen, Integration in bestehende Systeme.
- Erstellen Sie eine Übersicht über die am Markt verfügbaren Anbieter und vergleichen Sie Features sowie Preisstrukturen.
- Testen Sie, falls möglich, die in Frage kommenden Lösungen im Rahmen einer Pilotphase.
- Beziehen Sie die IT- und Datenschutzbeauftragten in den Auswahlprozess ein.
- Prüfen Sie, wie der technische Support des Anbieters organisiert ist und ob Service Level Agreements angeboten werden.
Fazit: Faxlösungen gezielt und zukunftssicher auswählen
Die Auswahl der passenden Faxlösung für Unternehmen ist wichtiger denn je. Digitale Transformation sorgt dafür, dass Firmen nicht an veralteter Technik festhalten müssen, sondern von modernen, flexiblen Alternativen profitieren. Eine fundierte Auswahl hilft dabei, Sicherheit, Zuverlässigkeit und einfache Bedienung zu gewährleisten. Setzen Sie auf eine Lösung, die zu Ihren individuellen Anforderungen und Arbeitsabläufen passt – und öffnen Sie so den Weg für eine reibungslose, digitale Kommunikation.
Jetzt sind Sie gefragt: Prüfen Sie Ihre aktuelle Fax-Strategie und machen Sie den nächsten Schritt in Richtung moderner Unternehmenskommunikation.
Kontaktieren Sie uns für eine erste Einführung.
