Faxen ist tot? Von wegen. Auch im digitalen Zeitalter bleibt das Fax ein relevantes Kommunikationsmittel – allerdings nicht mehr in seiner alten Form. Statt Rauschen, Papier und veralteter Technik ermöglichen moderne Cloud-Faxlösungen ein professionelles, papierloses und effizientes Arbeiten. Doch was genau ist Cloud-Faxing – und warum lohnt sich der Umstieg?
Was ist Cloud-Faxing?
Cloud-Faxing bezeichnet den Versand und Empfang von Faxnachrichten über das Internet, ohne dass ein physisches Faxgerät benötigt wird. Der gesamte Prozess läuft über einen Cloud-Dienstleister, der die Infrastruktur bereitstellt. Nutzer senden ein Fax bequem per E-Mail, Web-Portal oder App – ganz ohne analoge Telefonleitung.
So funktioniert Cloud-Faxing in der Praxis
- Das Faxdokument wird digital erstellt (z. B. als PDF) oder eingescannt.
- Der Versand erfolgt per E-Mail, über eine Online-Plattform oder eine spezielle App.
- Der Cloud-Dienst wandelt das Dokument in ein standardisiertes Faxformat um.
- Das Fax wird dem Empfänger wie gewohnt zugestellt – entweder klassisch oder ebenfalls digital.
- Eingehende Faxe werden dem Absender als PDF an ein definiertes Ziel (z. B. E-Mail-Postfach) zugestellt.
Das Ergebnis: eine vollständig digitale, medienbruchfreie Kommunikation.
Vorteile moderner Cloud-Faxlösungen
- Keine Faxgeräte, Leitungen oder Verbrauchsmaterialien mehr notwendig
- Ortsunabhängiger Zugriff – auch im Homeoffice oder unterwegs
- Zeit- und Kostenersparnis durch automatisierte Prozesse
- Integration in bestehende IT-Systeme (z. B. ERP, CRM, DMS)
- Hohe Sicherheit durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und DSGVO-konforme Datenverarbeitung
Für wen eignet sich Cloud-Faxing?
Cloud-Faxlösungen sind ideal für Unternehmen, die regelmäßig rechtsverbindliche Dokumente versenden oder empfangen müssen – etwa im Gesundheitswesen, in der Rechtsberatung, im Finanzsektor oder in der öffentlichen Verwaltung. Auch kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von der unkomplizierten Integration und der schnellen Umstellung auf eine digitale Lösung.
Was kostet Cloud-Faxing?
Die Kosten hängen vom Anbieter und dem gewünschten Leistungsumfang ab. Üblich sind zwei Modelle:
- Monatliche Pauschalpreise mit Inklusivseiten
- Nutzungsbasierte Abrechnung pro versandter Faxseite
Einige Anbieter ermöglichen zudem die Integration in bestehende Office-Umgebungen wie Microsoft 365 oder DATEV.
Fazit
Cloud-Faxing ist eine zeitgemäße und wirtschaftliche Lösung für Unternehmen, die weiterhin auf Faxkommunikation angewiesen sind – jedoch nicht auf veraltete Technik setzen wollen. Die digitale Variante spart Ressourcen, erhöht die Flexibilität und ist einfach in bestehende Systeme integrierbar. Damit wird das Fax zur zukunftsfähigen Kommunikationslösung.
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