Faxe gehören noch immer zum Alltag vieler Unternehmen. Trotz Digitalisierung verzichten viele Firmen nicht auf das Fax, weil es als zuverlässig und rechtssicher gilt. Zugleich stören Geräte im Büro und Papierberge den modernen Workflow. Mit Fax to Mail lassen sich Faxe heute ganz einfach in E-Mails umwandeln. Moderne digitale Faxlösungen machen deine Faxkommunikation effizient, papierlos und mobil. In diesem Beitrag erfährst du, wie du Faxe per E-Mail empfangen kannst, welche Vorteile Fax to Mail bringt und wie du eine passende Lösung für dein Unternehmen findest.
Wie funktioniert Fax to Mail?
Fax to Mail ist eine digitale Dienstleistung. Dabei empfängst du Faxe nicht mehr an einem physischen Faxgerät, sondern als PDF-Anhang in deiner E-Mail. Der Dienstleister leitet das Fax nach Eingang automatisch an die von dir gewünschte E-Mail-Adresse weiter. Technisch braucht dein Unternehmen kein eigenes Faxgerät mehr. Du musst auch keine Faxnummer beantragen oder Hardware einrichten. Stattdessen bekommst du meist eine eigene Faxnummer vom Provider zugeteilt. Alternativ nutzt du deine bisherige Nummer weiter. Kompatibilität mit bestehenden Systemen wird dabei meist gewährleistet.
Der technische Ablauf
Versendet ein Kunde oder Partner ein Fax an deine Faxnummer, nimmt der Dienstleister das digitale Dokument entgegen. Danach wandelt er das Fax in ein PDF oder TIFF um. Im nächsten Schritt schickt er die Datei als E-Mail-Anhang an deine gewünschte E-Mail-Adresse. So hast du das Fax direkt im Posteingang. Du kannst die Datei speichern, teilen oder archivieren.
Flexibler Empfang überall
Ein Fax to Mail-Service macht dich unabhängig vom Büro. Du kannst Faxe am Computer, Tablet oder Smartphone empfangen. Das macht deinen Unternehmensalltag deutlich flexibler und spart Zeit, da du nicht auf das Faxgerät warten musst.
Vorteile von Fax to Mail im Überblick
- Papierlos: Du erhältst alle Faxe als elektronische Datei.
- Platzsparend: Kein Faxgerät und kein Papierstapel mehr.
- Schnelle Weiterleitung: Faxe landen direkt im Mail-Postfach und können weitergeleitet oder digital verarbeitet werden.
- Mobilität: Du bist nicht mehr an einen festen Ort gebunden und erhältst Faxe auch unterwegs.
- Rechtssicherheit: Viele Anbieter sorgen für eine rechtssichere Übermittlung und Archivierung.
- Schutz vor Datenverlust: Elektronische Faxe sind sicherer und leichter zu sichern als Papierdokumente.
Beispiele für den Einsatz im Unternehmen
Im Vertrieb können Anfragen von Kunden direkt in den digitalen Workflow eingebunden werden. Die Buchhaltung erhält Rechnungen und Belege per Mail und spart sich den Scanvorgang. Im Handwerk landet ein kurzfristiger Auftrag direkt beim Monteur auf dem Smartphone. Besonders praktisch: Bei Bedarf kannst du Faxe auch automatisiert an unterschiedliche E-Mail-Adressen weiterleiten – zum Beispiel an die zuständigen Abteilungen.
Praktische <span id="Tipps„>Tipps für die Auswahl der passenden digitalen Faxlösung
Worauf solltest du bei einem Fax to Mail Anbieter achten?
- Datenschutz & Sicherheit: Achte auf verschlüsselte Übertragung und Serverstandorte in Europa.
- Kompatibilität: Prüfe, ob der Dienst mit deinem E-Mail-System und ggf. bestehenden Netzwerkdiensten zusammenarbeitet.
- Flexible Routing-Optionen: Faxe sollten an verschiedene E-Mail-Adressen weiterleitbar sein.
- Einfaches Management: Eine übersichtliche Weboberfläche hilft bei der Verwaltung.
- Archivierungsoptionen: Der Anbieter sollte eine automatische und DSGVO-konforme Archivierung ermöglichen.
- Kostenstruktur: Vergleiche die Abrechnungsmodelle (Pauschale, pro Fax, etc.).
Bekannte Anbieter für Fax to Mail-Lösungen
Es gibt verschiedene Anbieter für digitale Faxlösungen auf dem Markt. Zu den bekanntesten zählen eFax, Retarus oder die Deutsche Telekom. Über die aktuellen Markttrends und neue Angebote kannst du dich auch in aktuellen Branchenmeldungen informieren, etwa über neue Fax to Mail Angebote der Deutschen Telekom. Die meisten Anbieter bieten kostenlose Testphasen, damit du die Funktionen vorab prüfen kannst.
So richtest du Fax to Mail ein – Schritt-für-Schritt–Anleitung
1. Auswahl und Registrierung
Registriere dich bei einem Dienstleister deiner Wahl. Du erhältst eine eigene Faxnummer oder kannst deine bestehende Nummer portieren.
2. Einrichtung der E-Mail-Adressen
Bestimme, an welche E-Mail-Adressen eingehende Faxe zugestellt werden sollen. Viele Anbieter erlauben eine zentrale oder mehrere verschiedene Empfänger-Adressen.
3. Anpassung an deinen Workflow
Lege Regeln fest, wie Faxe sortiert oder gefiltert werden. Dies kannst du oft direkt im Online-Dashboard machen. Überlege, ob du automatische Benachrichtigungen oder Archivierungsregeln wünschst.
4. Test und Inbetriebnahme
Teste den Dienst mit einem Probe-Fax. Prüfe, ob die E-Mail inklusive Anhang korrekt ankommt und im richtigen Dateiformat vorliegt.
5. <span id="Integration„>Integration in den Unternehmensalltag
Binde die digitale Faxlösung in deinen täglichen Workflow ein. Schule deine Mitarbeiter. Passe bei Bedarf E-Mail-Regeln und Ablagen an, um Faxe intelligent abzulegen oder weiterzuleiten.
Fax to Mail: Häufige Fragen & Antworten
Kann ich meine alte Faxnummer behalten?
Viele Anbieter bieten eine Portierung deiner alten Nummer an. So bleibt deine Faxnummer für Kunden und Partner bestehen.
Brauche ich ein Faxgerät?
Nein, für den E-Mail-Empfang von Faxen benötigst du keine Hardware. Alles läuft über Internet und E-Mail.
Wie sicher ist Fax to Mail?
Zuverlässige Anbieter setzen auf moderne Verschlüsselungsstandards und Server in Deutschland oder der EU. Prüfe die Datenschutzbedingungen vor Vertragsabschluss.
Fazit: Fax to Mail macht Workflows digital und effizient
Der Empfang von Faxen über E-Mail ist einfach, schnell und spart Ressourcen. Moderne Fax to Mail-Lösungen verbessern den Workflow im Unternehmensalltag deutlich. Du profitierst von mehr Flexibilität, Mobilität und weniger Papierkram. Die Auswahl an digitalen Faxlösungen ist groß und bietet für fast jeden Bedarf die passende Lösung.
Nimm die Digitalisierung auch bei deinen Faxen in die eigene Hand! Teste jetzt einen Fax to Mail-Service und vereinfache deinen Arbeitsalltag. Für Fragen zum passenden Anbieter oder zur Einrichtung stehen wir dir gerne zur Verfügung – kontaktiere uns einfach!
