Faxgeräte gehören trotz aller Digitalisierung in vielen Unternehmen noch immer zum Alltag. Sie bieten oft eine schnelle und unkomplizierte Möglichkeit, Dokumente zu versenden. Doch wie sicher ist das Fax im Unternehmensalltag wirklich? In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Risiken beim Faxen bestehen, welche Regelungen zu beachten sind und wie Sie den Fax-Versand sicher und gesetzeskonform gestalten.
Fax im Unternehmensalltag: Warum wird noch gefaxt?
Obwohl digitale Kommunikationsformen zunehmen, sind viele Unternehmen weiter auf Faxgeräte angewiesen. Besonders im Gesundheitswesen, bei Rechtsanwälten oder in der öffentlichen Verwaltung ist das Fax noch verbreitet. Gründe dafür sind vor allem die juristische Verbindlichkeit, die als Vorteil gesehen wird, sowie die einfache Bedienung. Häufig verlangen Partner oder Behörden explizit den Versand per Fax.
Risiken beim Faxen: Wo lauern die Gefahren?
Verlust und Fehlversand von Dokumenten
Ein klassischer Risikofaktor ist der versehentliche Versand an die falsche Faxnummer. Ein Zahlendreher genügt und sensible Informationen landen beim falschen Empfänger. Das kann schnell zu Datenschutzverletzungen führen und ist insbesondere bei personenbezogenen Daten problematisch.
Technische Schwachstellen
Faxgeräte sind auf analoge Technologien angewiesen. Daher bieten sie kaum Schutzmechanismen gegen Ausspähversuche. Angreifer können Faxgeräte leicht abhören oder manipulieren. Eine Schwachstelle der Faxtechnologie ist ihre Anfälligkeit gegenüber Faxploit-Attacken, bei denen Kriminelle über das Faxgerät Schadsoftware in Netzwerke einschleusen.
Keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
Im Gegensatz zu modernen Kommunikationsmitteln fehlt beim klassischen Fax eine sichere Verschlüsselung. Informationen werden ungeschützt übertragen. Dritte können die Daten auf dem Übertragungsweg abfangen. Besonders bei geschäftskritischen und vertraulichen Informationen ist dies ein erhebliches Sicherheitsrisiko.
Compliance und Datenschutz: Gesetzliche Anforderungen an das Fax
Mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gelten in Europa strenge Regelungen beim Umgang mit personenbezogenen Daten. Unternehmen sind verpflichtet, angemessene Schutzmaßnahmen zu ergreifen. Sie müssen sicherstellen, dass personenbezogene Daten bei der Übertragung nicht unbefugt gelesen oder abgefangen werden können. Beim Fax-Versand ist das ohne zusätzliche Maßnahmen kaum möglich. Behörden raten daher inzwischen davon ab, personenbezogene Daten unverschlüsselt per Fax zu versenden. In einem aktuellen Beitrag warnen Datenschutz-Experten sogar ausdrücklich vor der Nutzung von Faxgeräten im Gesundheitswesen.
Praktisches Beispiel: Haftungsfall durch Faxfehlversand
Ein Unternehmen verschickte aus Versehen Gehaltsabrechnungen per Fax an ein falsches Unternehmen. Die betroffenen Mitarbeiter erfuhren davon und leiteten rechtliche Schritte ein. Das Unternehmen haftete für den incident und musste eine DSGVO-konforme Lösung für die Zukunft finden. Solche Fehler lassen sich nur durch sichere Prozesse und Schulungen vermeiden.
Lösungen und Schutzmaßnahmen: So bleibt das Fax sicher
Digitale Fax-Lösungen nutzen
Viele Unternehmen setzen inzwischen auf digitale Faxdienste. Hier werden Faxe nicht mehr über analoge Leitungen verschickt, sondern per Internet. Gute digitale Faxdienste bieten Verschlüsselung und integrieren sich in bestehende E-Mail- und Dokumentenverwaltungssysteme. So lassen sich Sicherheitslücken leichter schließen.
Versandwege besonders absichern
Auch beim klassischen Fax lassen sich Schutzmaßnahmen ergreifen. Kontrollieren Sie immer sorgfältig die Eingabe der Faxnummer. Nutzen Sie Kurzwahl-Tasten, um Tippfehler zu vermeiden. Stellen Sie sicher, dass Faxe in einem gesicherten Raum empfangen werden. Nur berechtigte Personen sollten Zugriff auf das Empfangsgerät haben.
Vertrauliche Dokumente möglichst nicht faxen
Vermeiden Sie den Versand personenbezogener oder besonders sensibler Daten per Fax, wenn keine Verschlüsselung vorhanden ist. Nutzen Sie stattdessen sichere E-Mail-Lösungen oder verschlüsselte Austauschdienste. Wenn ein Fax unumgänglich ist, informieren Sie den Empfänger und stellen Sie sicher, dass das Dokument sofort entnommen wird.
Mitarbeitende schulen
Sicherheit am Fax beginnt beim Bewusstsein der Nutzer. Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden regelmäßig zum richtigen Umgang mit vertraulichen Dokumenten. Vermitteln Sie, welche Daten nicht gefaxt werden dürfen und wie im Falle eines Fehlversands zu handeln ist.
Protokolle und Zugriffsrechte einführen
Führen Sie Protokolle über ein- und ausgehende Faxe sowie über Zugriffe auf Faxgeräte. Setzen Sie klare Zugriffsberechtigungen. So lässt sich der Versand nachvollziehen und Missbrauch verhindern.
Zukunft des Faxens: Zwischen Tradition und Moderne
Trotz aller Risiken bleibt das Fax im Unternehmensalltag in manchen Branchen noch präsent. Immer mehr Unternehmen modernisieren aber ihre Systeme. Digitale Kommunikation schafft neue Standards für Sicherheit und Compliance. Auf lange Sicht werden sichere, digitale Lösungen das klassische Faxgerät ersetzen.
Fazit: Sicherheit beim Fax ist Chefsache
Das Fax ist im Unternehmensalltag noch nicht ganz verschwunden. Doch die Sicherheit beim Faxen steht vor großen Herausforderungen. Risiken wie Fehlversand, mangelnde Verschlüsselung und technische Schwachstellen machen den Fax-Versand zu einer echten Aufgabe im Datenschutz-Management. Unternehmen sollten bestehende Prozesse prüfen, moderne Schutzmaßnahmen umsetzen und Mitarbeitende sensibilisieren. So bleiben Daten auch in Fax-Zeiten geschützt und die Compliance ist gewährleistet.
Jetzt handeln: Prüfen Sie die Fax-Sicherheit in Ihrem Unternehmen, modernisieren Sie Ihre Prozesse und schützen Sie sensible Daten – damit das Fax im Unternehmensalltag nicht zum Risiko wird!
