Der Fax im Unternehmensalltag hat sich in den letzten Jahrzehnten stark gewandelt. Während klassische Faxgeräte früher aus keinem Büro wegzudenken waren, übernehmen heute digitale Faxdienste mehr und mehr ihre Aufgaben. Doch wie unterscheiden sich beide Systeme? Welche Lösung bringt mehr Effizienz? Und was bedeutet das für Unternehmen?
Das Faxgerät: Klassiker mit Geschichte
Faxgeräte gibt es seit über 40 Jahren. Sie drucken eingehende Faxe sofort aus und geben gesendete Dokumente in Schwarz-Weiß wieder. Noch heute nutzen viele Unternehmen Faxgeräte – gerade in Behörden, Arztpraxen und bei rechtlichen Dokumenten.
Wie funktioniert ein klassisches Faxgerät?
Ein Faxgerät scannt Papierdokumente und sendet sie über eine Telefonleitung an ein anderes Faxgerät. Dort wird das Dokument erneut ausgedruckt. Die Übertragung ist direkt und oft zuverlässig.
Ein Vorteil: Faxgeräte arbeiten unabhängig vom Internet. Sie gelten bei vielen noch als rechtssicher, vor allem wenn handschriftliche Unterschriften nötig sind.
Doch Faxgeräte haben auch Nachteile. Sie benötigen Toner, Papier und Wartung. Bei starkem Faxaufkommen entstehen Wartezeiten. Empfangene Faxe lassen sich nicht ohne weiteres elektronisch weiterverarbeiten – Digitalisierung muss oft nachträglich erfolgen.
Praktische <span id="Tipps„>Tipps im Umgang mit klassischen Faxgeräten
Warten Sie das Gerät regelmäßig, um Papierstaus oder Toner-Probleme zu vermeiden. Schützen Sie vertrauliche Dokumente, indem Sie das Faxgerät nur für autorisierte Mitarbeiter zugänglich machen. Überlegen Sie, ob eine Faxweiche nötig ist, falls Sie die Leitung auch fürs Telefon nutzen.
Digitaler Faxdienst: Fax-Versand geht auch papierlos
Seit einigen Jahren machen digitale Faxdienste dem klassischen Fax Konkurrenz. Anbieter wie eFax, Retarus oder Fax.de ermöglichen den Versand und Empfang von Faxen per E-Mail oder über Online-Portale.
Wie funktioniert ein digitaler Faxdienst?
Statt eines Faxgeräts nutzen Sie Ihr Smartphone, Tablet oder den PC zum Senden und Empfangen von Faxen. Sie laden Ihr Dokument hoch, der Dienst wandelt es automatisch in ein Fax um und sendet es an die Faxnummer des Empfängers.
Digitale Faxdienste speichern Dokumente sicher in Ihrem Benutzerkonto. Sie brauchen kein Papier oder Toner mehr. Viele Dienste bieten automatische Archivierung und Verschlüsselung.
Vorteile digitaler Faxdienste für Unternehmen
Digitale Faxdienste steigern die Effizienz im Unternehmensalltag. Mitarbeiter arbeiten ortsunabhängig und benötigen kein eigenes Gerät. Kosten für Wartung, Papier und Verbrauchsmaterialien entfallen.
Beispiel: Ein Vertriebsmitarbeiter verschickt das Angebot direkt vom Laptop unterwegs an den Kunden – das spart Zeit und Ressourcen.
Digitale Faxdienste lassen sich leicht mit anderen Software-Lösungen verknüpfen, zum Beispiel mit CRM-Systemen. So können Faxe direkt in Kundendossiers gespeichert werden. Viele Anbieter bieten auch Schnittstellen für automatisieren Faxversand, z.B. für Versandbestätigungen oder Rechnungen.
Beachtet beim digitalen Faxen:
Nicht alle Empfänger nutzen bereits digitale Faxe. Prüfen Sie, ob der Empfänger tatsächlich eine Faxnummer besitzt. Achten Sie auf die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen, vor allem bei sensiblen Daten. Wählen Sie einen Anbieter, der Server in Deutschland oder der EU betreibt.
Aktuelle Entwicklungen zeigen eine starke Zunahme digitaler Faxdienste – besonders in Bereichen, wo Dokumente rechtssicher übertragen werden müssen. Laut Heise Online erleben Online-Fax-Anbieter seit der Corona-Pandemie einen Boom.
Direkter Vergleich: Faxgerät versus digitaler Faxdienst
Anschaffung & Betriebskosten
Klassische Faxgeräte sind günstiger in der Anschaffung. Doch langfristig fallen Kosten für Papier, Toner und Wartung an. Digitale Faxdienste starten meist mit einer kleinen Monatsgebühr oder sogar kostenlos für Gelegenheitsnutzer. Teure Hardware entfällt.
Bedienung & Erreichbarkeit
Faxgeräte stehen am festen Standort. Sie sind abhängig von Bürozeiten. Digitale Faxe lassen sich mobil, unterwegs oder auch im Homeoffice versenden und empfangen.
Effizienz & <span id="Integration„>Integration
Digitale Faxdienste erhöhen die Effizienz, da sie direkt am Rechner oder per App genutzt werden können. Dokumente lassen sich leichter archivieren und weiterverarbeiten. Moderne Unternehmen setzen daher bevorzugt auf digitale Lösungen.
Rechtssicherheit
Beide Varianten bieten eine rechtssichere Übertragung, wenn Fax als Versandweg akzeptiert ist. Digitale Faxdienste dokumentieren Versand und Empfang digital – das erleichtert die Nachverfolgung.
Für wen lohnt sich was?
Klassische Faxgeräte können für kleine Unternehmen mit geringem Faxaufkommen oder Behörden sinnvoll sein, die weiterhin auf Papier setzen. Für wachsende Unternehmen, die viel und mit unterschiedlichen Standorten arbeiten, bieten digitale Faxdienste klare Vorteile.
Tipp: Prüfen Sie regelmäßig, wie viele Faxe Sie tatsächlich versenden und empfangen. Oft lassen sich Kosten durch die Umstellung auf digitale Lösungen deutlich senken.
Fazit: Zukunftssichere Effizienz beim Fax im Unternehmensalltag
Der Fax im Unternehmensalltag befindet sich im Wandel. Während Faxgeräte in traditionellen Branchen weiter genutzt werden, gewinnt der digitale Faxdienst zunehmend an Bedeutung. Unternehmen, die Wert auf Effizienz, Nachhaltigkeit und Flexibilität legen, profitieren von den Vorteilen moderner Lösungen.
Überlegen Sie, ob Ihr Faxgerät wirklich noch zeitgemäß ist. Prüfen Sie Alternativen und testen Sie einen digitalen Faxdienst – die Umstellung gelingt meist in wenigen Tagen.
Steigern Sie Ihre Effizienz und bringen Sie Ihren Unternehmensalltag einen Schritt weiter! Informieren Sie sich jetzt über moderne digitale Faxdienste und starten Sie den Umstieg.
