Viele mögen es kaum glauben, doch das Faxgerät hat auch heute noch einen festen Platz im Unternehmensalltag. Trotz E-Mail, Cloud und Messenger-Diensten nutzen zahlreiche Firmen das Fax täglich. Woran liegt das? In diesem Beitrag erfahren Sie, warum das Fax weiterhin Bedeutung in der Geschäftskommunikation hat, ob die Digitalisierung daran etwas ändert und wie Unternehmen das Beste aus beiden Welten nutzen können.
Fax im Unternehmensalltag: Ein vermeintliches Relikt mit Vorteilen
Das Fax existiert bereits seit über 50 Jahren. Es schickt Dokumente schnell von einem Gerät zum anderen – weltweit. Auf den ersten Blick scheint das altmodisch. Die Realität sieht anders aus. Nach wie vor nutzen Behörden, Kanzleien und viele Unternehmen das Fax zum Dokumentenversand.
Im Jahr 2023 ergab eine Studie der Bitkom, dass jedes zweite Unternehmen in Deutschland das Faxgerät weiter regulär einsetzt. Selbst globale Konzerne halten an dieser Technik fest. Gründe dafür gibt es reichlich.
Sicherheit und Verbindlichkeit: Warum das Fax überzeugt
Einer der Hauptgründe für den Einsatz von Fax in der Geschäftskommunikation ist die Rechtssicherheit. Ein unterschriebenes Fax-Dokument gilt oft als verbindlicher Nachweis. Anders als E-Mails können Faxnachrichten in bestimmten Branchen vor Gericht als Beleg genutzt werden.
Zudem ist der Faxversand schwerer zu manipulieren als einfache E-Mails. Besonders Anwälte, Ärzte und Behörden profitieren davon. Auch bei Termin- oder Vertragsdokumenten spielt das eine entscheidende Rolle.
Beispiel: Ein praktischer Fall aus dem Geschäftsalltag
Ein Handwerksbetrieb schickt einen unterschriebenen Kostenvoranschlag per Fax an den Kunden. Der Empfang wird durch einen Sendebericht dokumentiert. Kommt es später zu Unklarheiten, dient das Fax als Beweis.
Fax und Digitalisierung – kein Widerspruch
Oft wird das Fax als Feind der Digitalisierung betrachtet. Das stimmt nicht ganz. Moderne Faxdienste arbeiten heute digital. Papier, klobige Geräte und Telefonleitungen sind nicht mehr nötig.
Viele Anbieter ermöglichen das Senden und Empfangen von Faxen per E-Mail, Webinterface oder App. Die Faxnachricht verlässt den digitalen Kanal erst am Empfängergerät. So vereinen Unternehmen die Vorteile von Fax und digitalen Prozessen.
Praxistipp: Fax to Mail und Mail to Fax
Nutzen Sie einen Faxdienst, der Fax in PDF umwandelt und direkt in Ihr E-Mail-Postfach liefert. So sparen Sie Papier und müssen keine Geräte warten.
Datenschutz und <span id="<span id="Compliance„>Compliance„>Compliance beim Dokumentenversand
Gerade bei sensiblen Daten spielt der Datenschutz eine große Rolle. Faxgeräte bieten beim Dokumentenversand einige Vorteile gegenüber der E-Mail. Während E-Mails abgefangen werden können, sind Faxleitungen im klassischen Sinn nicht leicht zu manipulieren.
Allerdings muss auch beim Fax auf die Sicherheit geachtet werden. Faxgeräte sollten in geschützten Bereichen stehen. Moderne Online-Faxdienste verschlüsseln die Übertragung zusätzlich.
Achten Sie darauf: Der Empfang von Faxen an gemeinsamen Geräten kann ein Datenschutzrisiko sein! Ideal sind daher personalisierte digitale Faxdienste.
Branchenbeispiele: Wo das Fax immer noch Standard ist
Medizin, Recht und Verwaltung
Arztpraxen faxen Laborberichte. Kanzleien schicken Dokumente an Gerichte. Öffentliche Verwaltungen nutzen das Fax bei Ausschreibungen und Anträgen. In all diesen Feldern scheint das Fax schlicht unersetzbar.
Internationaler Handel
Im globalen Vertragswesen gilt das Fax oft als Standard. Viele asiatische Firmen legen Wert auf einen Faxverkehr als verbindlichen Nachweis.
<span id="Tipps„>Tipps für die optimale Nutzung des Fax im Unternehmensalltag
- Stellen Sie am Gerät sicher, dass der Empfangsbericht aktiviert ist.
- Wechseln Sie zu digitalen Faxlösungen, um Kosten und Papier zu sparen.
- Überprüfen Sie regelmäßig die gespeicherten Dokumente und löschen Sie alte Faxe DSGVO-konform.
- Schulen Sie Ihr Personal im sicheren Umgang mit Faxen, besonders bei sensiblen oder personenbezogenen Daten.
- Bei besonders wichtigen Dokumenten kombinieren Sie Fax mit einer telefonischen Rückbestätigung.
Fazit: Fax hat auch in Zeiten der Digitalisierung eine Zukunft
Fax im Unternehmensalltag ist alles andere als aus der Zeit gefallen. In manchen Branchen funktioniert der Geschäftsalltag ohne Fax schlicht nicht. Der Dokumentenversand per Fax sorgt für Verbindlichkeit und Sicherheit. Moderne digitale Faxlösungen eröffnen zudem neue Wege der effizienten Geschäftskommunikation.
Nutzen auch Sie die Vorteile des Fax – in Kombination mit digitalen Prozessen! Prüfen Sie, wie Ihr Unternehmen von einer zeitgemäßen Fax-Lösung profitieren kann.
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