In vielen Unternehmen gehört das Fax trotz Digitalisierung weiterhin zum Alltag – etwa für behördliche Schreiben, ärztliche Kommunikation oder rechtssichere Dokumente. Doch moderne Faxlösungen machen Schluss mit Papier, Leitungen und Wartezeiten. Fax per E-Mail ist heute eine professionelle Alternative: schnell, sicher und nahtlos in den digitalen Workflow integrierbar.
Wie funktioniert Fax per E-Mail?
Mit einer digitalen Faxlösung können Sie Faxe direkt aus Ihrem E-Mail-Postfach versenden – ganz ohne Faxgerät oder Telefonleitung. Der Ablauf ist denkbar einfach:
- Sie erstellen eine E-Mail mit dem zu faxenden Dokument im Anhang (z. B. PDF).
- Als Empfängeradresse nutzen Sie eine spezielle Faxnummer im E-Mail-Format (z. B. 0123456789@faxanbieter.de).
- Der Dienstleister wandelt die E-Mail samt Anhang in ein klassisches Fax um.
- Der Empfänger erhält das Fax wie gewohnt auf seinem Gerät – oder ebenfalls digital.
- Eingehende Faxe landen direkt in Ihrem E-Mail-Posteingang als PDF-Anhang.
Vorteile von Fax per E-Mail
1. Kein Faxgerät, keine Wartung
Sie benötigen keine zusätzliche Hardware, keine Toner oder Papier – der gesamte Versandprozess läuft digital über Ihre bestehende E-Mail-Infrastruktur.
2. Zeitsparend und unkompliziert
Das Versenden erfolgt wie bei jeder normalen E-Mail – keine Schulung, kein zusätzlicher Aufwand.
3. Integration in den digitalen Workflow
Eingehende Faxe lassen sich direkt archivieren, weiterleiten oder automatisiert in Systeme wie DATEV, DMS oder CRM übertragen.
4. Ortsunabhängig arbeiten
Ob im Büro, Homeoffice oder unterwegs: Sie können von überall aus faxen und empfangene Faxe abrufen.
5. Sicher und datenschutzkonform
Die Übertragung erfolgt verschlüsselt, viele Anbieter hosten ihre Systeme in Deutschland. Damit erfüllt die Lösung auch die Anforderungen der DSGVO.
Für wen eignet sich Fax per E-Mail besonders?
Diese Lösung ist ideal für Unternehmen, die regelmäßig faxen, aber ihre Prozesse digitalisieren möchten – z. B. Kanzleien, Arztpraxen, Versicherungen oder Verwaltungen. Auch kleine Unternehmen und Selbstständige profitieren von der einfachen Umsetzung ohne technische Einstiegshürden.
Fazit
Fax per E-Mail ist eine einfache, effiziente und sichere Methode, klassische Faxkommunikation ins digitale Zeitalter zu überführen. Unternehmen sparen nicht nur Zeit und Kosten, sondern profitieren auch von einer reibungslosen Integration in bestehende Systeme – ohne auf gewohnte Prozesse verzichten zu müssen.
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